פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת מס' 19092022

הוועדה לענייני ביקורת

פרוטוקול וועדת ביקורת מיום 202209.19

נוכחים קבועים:

ד"ר יוכי פנחסי אדיב - יו"ר וועדת הביקורת

הרב יעקב אדמוני- חבר וועדת הביקורת

אילן הררי – מנכ"ל העירייה

רחל מדר- מנהלת הכנסות בגזברות

עו"ד רוית קוממי - לשכה משפטית

ניר אבנון – מבקר העירייה

נעדר:

רז שגיא – חבר וועדת הביקורת

דיון בדו"ח 280/2021 – מחלקת פיקוח ואכיפה

משתתפים נוספים:

נתנאל מיבר- מנהל אגף ביטחון ופיקוח

יהודה דקל- סגן מנהל מח' פיקוח ואכיפה

יובב יהב – מנהל מערכות מידע עירוני

ד"ר יוכי פנחסי אדיב – פותחת את הישיבה – הנושא הראשון, דוח מבקר העירייה פיקוח ואכיפ ה

ניר אבנון – נותן סקירה על מחלקת פיקוח ואכיפה, התפקידים, שיטות העבודה, המבנה הארגוני

ועוד. יש להבדיל בין הפיקוח העירוני לבין יחידת האכיפה.

חוקי עזר

עירוניים

ניר – בעניין פרסום חוקי העזר באתר העירייה נמסר לי שהפרסום עודכן וכן נעשית

בחינה של חוקי העזר לצורך הגברת האמצעים המשפטיים לאכיפה.

נהלי עבודה ניר: במחלקת אכיפה נמצאו נהלים כתובים. אך במחלקת פיקוח היה חוסר בנהלי

עבודה כתובים.

יהודה: התחלנו לכתוב נהלים גם בפיקוח

יוכי: מי כותב את הנהלים? האם חתומים ע"י מנכ"ל העירייה?

יהודה: המנהל כתב את הנהלים, לא יודע אם עברו לחתימת מנכ"ל

אילן: בתוך חצי שנה אני צופה שיהיה יותר סדר גם בתחום הנהלים.

יוכי: לא צריך להמתין למנהל החדש, אפשר להתחיל בכתיבת נהלים גם ע"י העובדים.

מדיניות

אכיפה

ניר: מדיניות האכיפה אינה מוגדרת ואינה ברורה ואחידה בין הפקחים.

אילן: אנו עובדים עם חברה לייעוץ ארגוני והיא מייעצת לנו כיצד לפעול.

נתנאל: אני יודע שעו"ד גבריאל רפפורט (תובע עירוני) התחיל לכתוב טיוטה בנושא

אבל טרם אושר ופורסם.

ארגון, כח

אדם

ואמצעים

ניר: המחלקה עברה שינויים ארגוניים רבים במשך השנים. הדבר פגע בעבודתה.

אילן: מבקש לעדכן שמנהל מחלקת שיטור ואכיפה התפטר ואנו עורכים שינויים

במבנה המחלקה: מחלקת פיקוח צפויה לעבור תחת אגף שפ"ע והשיטור יישאר תחת

אגף הביטחון. כחלק מהשינויים אישרנו 3 תקנים נוספים בפיקוח ועובדים על הגדלת

התקן גם בשיטור.

הוועדה לענייני ביקורת

ניר: המלצתי שבמקום לערוך שינויים ארגוניים תכופים בשיטת "ניסוי ותהייה" רצוי

להיעזר במומחה שיבחן את המצב ביחס לערים אחרות וימליץ על מבנה ארגוני הנכון

ביותר.

יוכי: מסכימה עם ניר. בארגון מתוקן משרטטים פעם אחת מבנה אירגוני ולפי זה

עובדים, לפי מה שנכון ויעיל. לא מבצעים שינויים ארגוניים בהתאם לה תפטרות של

מנהלים, זה יוצר בלבול בקרב העובדים.

יהודה: מבחינת תקנים, קיימים 4 פקחים בפועל המחולקים לפי אזורים. ברגעשנעדר

פקח אחד, מכל סיבה, נוצר עומס על הפקחים ולכן אין להם זמן לעשות עבודה אמיתית

ואיכותית.

ניר: יש מחסור בהדרכות והכשרות מקצועיות לפקחים. נדרשת תכנית עבודה שנתית

ורב שנתית לצורך ר יענון מקצועי לפקחים.

יהודה: מתוכנן כי כל 3 חודשים תהיה הכשרה שתועבר ע"י התובע העירוני

נתנאל: קיימת גם תכנית עבודה בנושא הדרכות מקצועיות ע"י גופים חיצוניים. בנוסף,

אנו עושים גם אימונים פעם ברבעון הכוללים התמודדות עם מצבים מול תושבים.

יוכי: כאשר משקיעים בעובד הוא נותן תפוקה טובה יותר, הדרכות והכשרות הן חלק

מיצירת גאוות יחידה

ניר: בנוסף קיים מחסור בפקחים סביבתיים.

יהודה: ניתן להכשיר את הפקחים הקיימים ולהחיל עליהם את חוק איכות הסביבה

ע"י מועצת העיר.

ניר: קיימת המלצה לבנות מסלול קידום לפקחים. הערתי גם על היעדר מקום מכבד

לפיקוח.

נתנאל: אנחנו עוברים למבנה החדש ב-808 שם יהיה מקום מכבד למחלקה. המוקד

העירוני עובר למשרד הזה.

בקרה אחר

פעילות

הפקחים

ניר: לב הפעילות של המחלקה היא היקף האכיפה והדוחות. יש שונות רבה בין

הפקחים בכמות הדוחות. לא נעשית בקרה וניתוח של אופן העבודה פר פקח , קיים

אחוז גדול של ביטולי דוחות , לעיתים בשל רישום לא תקין של הדוח או באיסוף

הראיות.

רחל: היום מתקיימות פגישות שוטפות של איל ן עם הפקחים לביצוע מעקב ובדיקת

הנתו נים.

דוחות פיקוח

והתראות

ניר: תהליך הטיפול בדוחות בעייתי. עובדים בשתי מערכות נפרדות שאינן מקושרות.

בשל כך יש תהליכים ידניים וחוסר בקרה. יש דוחות ש"הולכים לאיבוד" ולא ניתן

לממש אותם.

יובב: קיימות שתי מערכות: מטרופארק: מנהלת את "חיי הדוח" וכל הדוחות

הניתנים ע"י הפיקוח מופיעים בה. המערכת נרכשה ע"י העירייה.

ה"מטרופולינט "- זו מערכת גבייה. שתי המערכות לא "מדברות" אחת עם השנייה

והנתונים עוברים בצורה ידנית ומכאן שנע ש ות לא מעט טעויות . יש כוונה לקנות

שירותי גבייה מהחברה הכלכלית שמנהלת את כל חיי ה דוח במטרופארק.

ניר: זה אחד הפתרונות שהמלצתי עליו. זה הוכיח את עצמו ברשות החניה.

יוכי פנחסי : לסיכום, לאור גידול התושבים בעיר והרצון לשמור על איכות חיים נאותה נדרש כוח

אדם מספק לביצוע אכיפה וניהול נכון של כוח האדם. לצד שיפור פיקוח והאכיפה בעיר יש להגביר

את גאוות היחידה במחלקה לשם כך העירייה נדרשת לתת תקציבים ותקנים כי בסוף ההשקעה

חוזרת לתושב.

הוועדה לענייני ביקורת

דיון בדו"ח 290/2021 – מחלקת תחבורה ותנועה

משתתפת נוספת:

מיטל לוי – מנהלת אגף שירות לתושב ומחלקת תחבורה ותנועה

ניר- מציג סקירה על תפקידי המחלקה, התחבורה הציבורית, וועדת התנועה ורשות התמרור,

תחום בטיחות בדרכים.

תחבורה

ציבורית

ניר: מציין לטובה את ההתפתחות הרבה בתחום התחבורה הציבורית בעיר

מבחינת מספר הקווים העירוניים והבינעירוניים שנוספו בשנים האחרונות.

מעיר שקיימות פניות רבות למוקד העירוני בנושא התחבורה ומיטל מטפלת בהן

למרות שאחריות על המענה לתושב היא על המפעיל החיצוני – אפיקים.

מיטל : בשיחות עם קולגות בעיריות אחרות, אף עירייה לא מדברת עם תושבים

בנושא התחבורה הציבורית אלא מפנה אותם ישירות למפעיל. קיים יתרון לכך

שאני בוחרת כן להתייחס לפניות הללו כי מהם אני לומדת על בעיות שיש

בשטח. הקשר שלי עם המפעיל הוא שוטף וטוב, ככה אני יכולה לשנות ולעזור

לתושב.

יוכי: ניר מדבר על יעילות. אולי כדאי ליחצן את השירות שאת נותנת לתושב,

זה שירות אקסטרה. לתת העצמה לאותה יחידה שמטפלת ועוקבת אחר

התלונות בנושא תחבורה מצד התושבים. יחד עם זאת, אני מבינה שמיטל

נושאת בשנ י תפקידים, דבר שאינו בריא ויוצר עומס.

אילן: הוצאנו 3 מכרזים למנהל מחלקת תחבורה ולא נמצאו מועמדים

יוכי: תעביר אלי את המכרז ואסייע. אני מכשירה הנדסאים.

ניר: לנוכח ההתפתחות המואצת של העיר, קיימת המלצה לביצוע סקר צרכים.

הסקרים שנערכו אינם רחבים ומקצועיים במידה מספקת.

מיטל: סקר אחרון עשינו בשנת 2018, אני נמצאת בקבוצות של תושבים

ברשתות אני קשובה ומעורה בצרכים שלהם, עשינו סקר גם בגוגל דרייב.

יוכי: בגלל שהעיר גדלה צריכים להיות סקרים בכל מיני נושאים בעירייה.

הסקר צריך להיות רוחבי ורצוי לא להיות מוזנים רק מהרשת

מיטל: זה אחד מהיעדים של 2023 .

ועדת תחבורה

ניר: וועדת תחבורה הינה וועדת רשות שבראשה עומד ראש העיר, אינה

מתכנסת למעשה.

יוכי (פונה למיטל): האם את פונה לראש העיר ויזמת בקשות לכנס את הוועדה?

מיטל: פונה פעם פעמיים.

יוכי: הוועדה קוראת לכינוס וועדת תחבורה כנדרש, למרות שזו וועדת רשות.

נושא זה הוא אחד מנושאי הליבה בעיר.

ועדת תנועה

ורשות תמרור

מקומית

ניר: הוועדה פעילה ומקבלת עשרות החלטות בכל ישיבה. אין בקרה מספקת

אחר יישום כל ההחלטות. חסרה בדיקת היתכנות תכנונית של החלטות הוועדה,

ואין בדיקה מספקת של צורכי התושבים שפתרונות התחבורה נוגעים אליהם.

מיטל: יש את מנהלת הסדרי תנועה שמקבלת את כל הפניות מהתושבים,

מרכזת אותם לדיון בוועדה ואוספת חומרים על הבקשות, לאחר מכן הרשימה

מועלת לדיון בוועדה כאשר ההחלטות מתקבלות נרשם פרוטוקול הבנוי מטבלה

המציגה את הבקשות והמשימות. מכאן זה עובר למעקב שלנו אל מול

הוועדה לענייני ביקורת

המבצעים. הם אינם מעדכנים אותנו כאשר עבודה מתבצעת. לגבי היתכנות

תכנונית – אני דורשת היום אישור של הנדסה לכל החלטה שקשורה בתב"ע.

יוכי: ניתן לייצר מ עין פורטל של תחנות עבודה. הפורטל מתאים לתהליכי

עבודה חוצי ארגון וניתן להגדיר סטטוס טיפול כל משימה ומנהלי המחלקות

יבצעו מעקב שאכן העבודה מתבצעת.

מיטל: תהליך כזה זה נכון ניהולית ומייעל את הזמן. בצורה כזו אחריות לביצוע

תעבור לאחריות מנהלי העבודה.

יוכי: אחד הליקויים שעלו בדוח הביקורת היה שההנדסה לא מערבת את

התחבורה ולא מתייעצת אתכם לפני קבלת החלט ות.

ניר: גם עדכון מע' ה GIS לא מעודכנת.

מיטל: ניסינו להרים את זה עם חברה חיצונית אבל זה לא צלח, צריכים למצוא

מישהו מתוך העירייה שיעשה את זה.

ניר: משנת 2006 לאנעשה סקר תמרורים.

מיטל: זה משהו שרשות החנייה צריכים לעשות

אילן: מבקש שיירשם שרשות החנייה תראה לנו איך עושים את זה ואנחנו נעשה

את זה.

בטיחות

בדרכים

ניר: אין תחקור מספק של תאונות דרכים.

מיטל: לא תמיד אנחנו מקבלים את הדיווחים על תאונות בזמן אמת. את

התחקור אנו מבצעים עם יועץ בטיחות ומגישים בקשות לשינויים בהתאם.

יוכי: פקח עירוני יוכל לתת חו"ד?

מיטל: הוא לא מוסמך.

יועצים

חיצוניים

ניר: בתקופת הדוח פעל בוועדה יועץ חיצוני שהיה ב ניגוד עניינים

מיטל: ברגע שניר נתן את הערה הזו תקנו את זה. היועץ לא נותן חוות דעת על

תכניות שתכנן.

תכנית אב ניר: תכנית האב לתחבורה לא הובאה אל מועצת העיר.

מיטל: התוכנית ת ובא בפני מועצת העיר.

יוכי: נושא הת חבורה בעיר, חשוב ומדובר. זהו המפתח ליכולת התושבים להת נייד בתוך ומחוצה

לעיר. עיר מתפתחת בקצב מהיר מול אתגרי תחבורה ויכולת ניידות בלתי אפשריים. חמור כי נושא

רגיש שכזה לא מובא בוועדת תחבורה אשר אינה מתכנסת ! -למה זה לא קורה? מיטל עושה את

כל המאמצים על מנת להענות לדרישות ולאורח חיים סביר ברמת התחבורה, אולם תוכנית אב,

שיח בוועדה, רעיונות לחצים חייבים להתבצע . חייבת להיות עבודת מטה - הנדסה - תחבורה –

מיחשוב.

מודה למשתתפים.

רשמה: בתאל שרון

הוועדה לענייני ביקורת