פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת מס' 29092022
הוועדה לענייני ביקורת
פרוטוקול הוועדה לענייני ביקורת מיום 202209.29
נוכחים קבועים:
ד"ר יוכי פנחסי אדיב - יו"ר וועדת הביקורת
הרב יעקב אדמוני- חבר וועדת הביקורת
ניר אבנון – מבקר העירייה
אורי דורון- סגן גזבר העירייה
עו"ד רוית קוממי- לשכה משפטית
נעדרו:
רז שגיא – חבר וועדת הביקורת
אילן הררי – מנכ"ל העירייה
רו"ח רחבעם חיים- גזבר העירייה
רחל מדר- מנהלת הכנסות בגזברות
דיון בדו"ח 2021/270 – תחזוקת מבני ציבור
משתתפים נוספים:
לואי עאצי- מנהל אגף כללי
רז עמוסי – מנהל מחלקת רכב ולוגיסטיקה
ד"ר יוכי פנחסי אדיב – פותחת את הישיבה – המבקר יציג את דו"ח תחזוקת מבני ציבור, בבקשה.
ניר אבנון – תחזוקת מבני ציבור הנה באחריות מחלקת תשתיות ואחזקה באגף שפ"ע המטפלת
בשיפוצים, ומחלקת רכב ולוגיסטיקה באגף כללי המטפלת בתחזוקה השוטפת. הביקורת כללה
בדיקת תהליכי העבודה במחלקות, בדיקת מדגם פרויקטים של שיפוץ, טיפול בקריאות מוקד
לתחזוקה וכן סיור במדגם מבנים.
סיור
במבני
ציבור
ניר: סיור במדגם
מבנים העלה
ליקויי תחזוקה
רבים במבנים
ובחצרות, גם
בטיחותיים.
בדוח יש תמונות
הממחישות מצב
ירוד של תחזוקה
במקומות רבים.
לואי: רוב
הליקויים
שהוצגו בדוח
טופלו בינתיים.
שיוך
ארגוני
ניר: ההפרדה של
התחום בין שתי
הוועדה לענייני ביקורת
ותקציב
של תחום
תחזוקת
מבני
ציבור
מחלקות משני
אגפים שונים
פוגמת בניהול
התחום ובתאום
בין הגורמים
המטפלים. אין
למעשה תקציב
מראש
לשיפוצים,
ולתחזוקה
השוטפת יש
תקציב זעום של
55 אש"ח
לואי: קיבלנו את
המלצת המבקר.
כל תחום
תחזוקה יהיה
תחת יריב חרזי
בלבד שהנו סגן
מנהל אגף שפע.
מחלקת רכב
ולוגיסטיקה
תטפל רק בנושא
רכב.
יוכי: ומה קורה
עם תחום הרכב
(פונה לרז), כמה
עובדים יהיו לך?
רז: אני ומזכירה.
הרב אדמוני:
כמה מכוניות יש
בעירייה?
רז: 90 מכוניות
ובקרוב נגיע ל
100 .
לואי נצטרך
להגדיל את
התקציב.
אורי: עכשיו
בונים תקציב ל
2023 ונבחן מה
הצרכים של
המחלקות.
הוועדה לענייני ביקורת
סקר
מבנים
ניר: אין תכניות
עבודה ארוכות
טווח לשיפוצים
ולתחזוקה.
עובדים לפי
הצורך בשוטף .
מתבקש לערוך
סקר על מצב
תחזוקת המבנים
ולעבוד לפי
תכנית מסודרת
ומתוקצבת.
לואי: לפני 10
שנים ביצענו
סקר, הכנו
תכניות עבודה
והכל נעצר
בעקבות שינויים
צפויים במבנים
ובתוכניות של
העירייה, וככה
היה כל כמה
שנים, כל פעם
עצרנו את תכניות
העבודה. כרגע
תחום האחריות
עובר לאגף שפ"ע
ואנחנו משאירים
את בניית תכניות
העבודה להם,
שייבנו אותה לפי
הצרכים שלהם.
יוכי: העיר גדלה,
מספר העובדים
גדל וסביבת
העבודה לא
מכבדת, לא את
העובדים ולא את
התושבים. גם
הסכום שהוקצה
לתחזוקה, 55
אש"ח, הוא
מזערי ולא
מספיק לכלום.
הוועדה לענייני ביקורת
אורי: רוב
התקציב מגיע
מתברי"ם ולא
מהשוטף.
לואי: תהיה
תכנית ארוכת
טווח ואני מקווה
שזה יגובה גם
בתקציב.
נהלי
עבודה
ניר: בתחום
התשתיות יש
נהלי עבודה
כתובים.
במחלקת רכב
ולוגיסטיקה- לא
קיימים נהלים
וגם אין תיעוד
הולם לפעילות
השוטפת.
רז: אציין
שהביקורת
נערכה כאשר
הייתי חדש
בתפקיד. היום
יש נהלי עבודה
כתובים.
יוכי: חתומים
בידי מנכ"ל
העירייה?
רז: אני העברתי
אותם בזמנו
לעוזר המנכ"ל
ועבר לסבב
חתימות, אני לא
יודע מה נעשה
עם זה.
יוכי: צריך
לסיים עם
התהליך, עבודה
לפי נוהל לא
חתום- זה לא
דבר תקין.
תהליך
ביצוע
לואי: יגויס מנהל
מחלקת תחזוקה,
הוועדה לענייני ביקורת
פרויקטים
במחלקה
יהיה גם סיוע
אדמיניסטרטיבי.
רז: לתחום הרכב
אני אצטרך עוד
עובד, צי הרכב
גדל והיקף
העבודה יגדל.
יוכי: צריך להיות
תכנון תקינה
קדימה ולא
לחכות שייווצר
עומס. נדרש
לבחון היקף
עבודה במחלקות
ובהתאם
להתאים תקינה.
אגף כללי הוא לא
אגף נישתי ולכן
צריכה להיות
תכנית עבודה
ארוכת טווח.
קבלני
שיפוצים
ניר: חודשים
עבדו בחוזה
עבודה שאינו
בתוקף.
לואי: זה טופל
במידי.
יוכי: איך דבר
כזה קורה? זו
הרי לא הפעם
הראשונה.
לואי: המכרז לא
יצא בזמן, היו
עיכובים.
ניר: בביצוע
פרויקט
שיפוצים, אין
שיתוף מספיק
עם האגף או
המחלקה שהנם
"הלקוח".
חסרות חתימות
של מנהל היחידה
שבה בוצע
הוועדה לענייני ביקורת
השיפוץ על
התכניות ועל
סיום העבודה.
יוכי: יש נוהל
שמפרט מי מקבל
פרויקט מוגמר
ומאשר אותו?
לואי: כן. תהיה
מעורבות רבה
יותר של מקבלי
העבודה.
כוח אדם
ניר: חוסר בכוח
אדם בתחום
שיפוצים יוצר
עומס לא סביר
על מנהל
המחלקה וגם
היעדר הפרדת
תפקידים
בתהליכי
העבודה. בתחום
תחזוקה
מתבססים על
עובדי שירות.
העובדים בלתי
מיומנים
ומתחלפים.
לדעתי עדיף צוות
קבוע כמו באגף
החינוך.
לואי: קיבלנו את
המלצת המבקר .
במסגרת הפיכת
אגף שפ"ע
למנהל, יוקם אגף
תחזוקה
ולוגיסטיקה
ויגויס מנהל
מחלקה. לא יהיו
עובדי שירות. יש
כבר עובד אחזקה
אחד וי גויס עובד
נוסף. ממתינים
לאישור משרד
הוועדה לענייני ביקורת
הפנים לשינוי
הארגוני.
מערכת
מידע
ניר: הומלץ
לשקול רכישת
מערכת מידע
ייעודית לניהול
התחזוקה. היום
כל העבודה
מתבססת על
מערכת פניות
מוקד.
יוכי: (פונה לרז)
אתה עובד עם
מערכת
ממוחשבת?
רז: ביקשתי
תוכנת "נצר"
לניהול צי רכב.
לואי: דרך
המוקד העירוני
מגיעות הפניות
והתלונות על
ליקויים. מנ הל
שפ"ע ירכוש
מערכת לניהול
הטיפול
בליקויים.
יוכי פנחסי : אציין כי לואי אינו נוכח במקומו של מנכ"ל העירייה אלא נוכח בוועדה כמבוקר.
לעניין הדוח, תחזוקת מבני ציבור היא חלק מנראות העירייה, מעבר לנראות יש עניין של בטיחות.
כפי שציינתי גם בישיבה הקודמת קיים צורך בתכנון מבנה ארגוני, אנחנו כבר מספיק זמן לאחר
בחירות ולא נראה שהייתה מלאכת מחשבת בתכנון הארגוני, כנ"ל לנושא הנהלים שחוזר בכל דו"ח.
נדרשת התייחסות גם לסוגיית כוח- אדם בעירייה, יש לכתוב תכנית עוגן עבור כל מחלקה: כמות
תקינה, איכות וסוג העובדים הנדרשים. סקר מבנים- חייבים לבצע סקר בכל המחלקות, ללא
סקרים לא בונים תכניות עבודה. מעבר לזה, מאחלת הצלחה רבה למהלך. שנה טובה לכולכם.
דיון בדו"ח 270/2021 – תחזוקת מבני חינוך
משתתף נוסף:
אילן קומה- סגן מנהלת אגף החינוך
ניר- התחזוקה השוטפת בבתי"ס הנה על ידי אבות הבית, ובנוסף בכל מבני החינוך - על ידי מחלקת
תחזוקת מבני חינוך באגף החינוך. יש במחלקה צוות של 5 עובדי תחזוקה
אילן: נכנסתי לתפקיד ב-1.7. אנו כרגעעובדים רק בתגובה לתקלות שנפתחות וטיפול בתשתיות .
בעבר יצא שאלון למנהלי בתיה"ס שהיווה סקר, שבעניי לא השיג את המטרה. עם כניסתי לתפקיד
הוועדה לענייני ביקורת
קיימתי פגישות עם מנהלי בתי הספר והגורמים המקצועיים ולפי הצרכים והדברים שהועלו בשיחות
התחלתי להכין תכנית עבודה רב שנתית.
תכנית
עבודה
ותקציב
ניר: גם
במבני
חינוך, רוב
העבודה על
פי קריאות
מוקד
וליקויי
בטיחות
המתגלים.
לא נערך
סקר כולל
ואין למעשה
תכנית
עבודה. יש
לציין
שהשנה היה
גידול
משמעותי
בתקציב
המחלקה.
יוכי: (פונה
לאילן) מתי
אתה חושב
שנוכל
להציג
תכנית
עבודה
לשנתיים
הבאות?
אילן: עד ה
1.1.23 אני
רוצה להיות
עם תכנית
עבודה
לשנתיים
הקרובות
יוכי: אני
מברכת של
שיטת
הפעולה.
הוועדה לענייני ביקורת
ניר: האם
אתה נעזר
בכוח
מקצועי?
אילן: כן,
של החכ"ל.
יוכי:
בבדיקות
שאתה
ביצעת
בשטח,
ראית
ליקויים
בטיחותיים?
אילן:
ליקויי
בטיחות
מטופלים
במידית ולא
נכנס
לתוכניות
עבודה. את
המידע על
הליקויים
אנו שואבים
ממערכת
הבטיחות
וזה מקבל
תיעדוף.
יוכי: מי
פותח את
הקריאה?
אילן: מנהלי
בתי הספר
או סוקרים
חיצוניים.
יוכי: ואתה
מאופס מול
בתי הספר?
אילן: זה
מטופל עד
48 מרגע
פתיחת
הקריאה
הוועדה לענייני ביקורת
ומעדכנים
במערכת
לאחר
שטופל.
הרב
אדמוני:
מתי ביקרת
פעם
אחרונה
בבית ספר
חרדי בעיר?
אילן: לפני
שבוע.
סקר
שביעות
רצון
בגני
הילדים
ניר: סקר
שבוצע
בקרב 56
גננות בנושא
מצב
התחזוקה
בגנים העלה
שביעות
רצון
בינונית.
חוסר
שביעות
רצון בולט
בתחום
הגינון
ותחזוקת
החצרות.
לואי: היו
פגישות בין
שפ"ע
לחינוך
אילן:
בפגישות
הסדרנו את
חלוקת
התפקידים
בין שפ"ע
למוסדות
החינוך.
שפ"ע לקח
על עצמו
הוועדה לענייני ביקורת
להיכנס
לגנים פעם
בחודש
ולתחזק את
החצרות
ואת ארגזי
החול.
יוכי: ראשית אאחל לאילן הצלחה רבה בתפקיד. בכל הנושא של בטיחות במוסדות חינוך, התגובה
צריכה להיות מהירה, אנו לא רוצים שאף ילד ייפגע במסגרת יום לימודים. סקרים זה דבר חשוב
ביותר כדי לקבל את הכלים לעבודה, אתה צריך להעצים את הדרישות שלך והצרכים שלך.
דיון בדו"ח 310/2021 – החברה העירונית ('מקום בלב
משתתפים נוספים:
ד"ר מאיר צוירה – מנכ"ל החברה העירונית
רו"ח בועז מאני- יועץ כלכלי לחברה העירונית
ניר - ערכתי ביקורת מקיפה בחברה העירונית המפעילה פעילות תרבות ופנאי וחינוך בלתי פורמלי.
החברה מפעילה מרכזים קהילתיים, קונסרבטוריון, היכל תרבות, אירועים וכן צהרונים ומעונות
יום.
הסכם אסדרה ניר: שנים לא
היה הסכם בין
העירייה
לחברה. הליקוי
טופל ואני מברך
על כך.
ניתוח אנליטי
ניר: בשנת 2018
החברה הייתה
בגרעון
משמעותי .
הדירקטוריון
הוחלף וננקטו
צעדים להבראת
החברה,
בשנתיים
האחרונות
החברה נמצאת
באיזון.
בדוח עלה
שמרכז הכובד
העיקרי של
ההכנסות בא
מצהרונים
הוועדה לענייני ביקורת
שאינם ב תחומי
הליבה שה וגדרו
בתקנון החברה.
משם גם מגיע
עודף המממן
למעשה את יתר
הפעילות. זה
אינו מצב רצוי
לאורך זמן.
יוכי: זו הערה
חמורה. כאשר
מטרות החברה
שונות מעיקר
ההכנסות שלה,
מצביע על משהו
לא תקין.
מאיר: אני
מסכים שצריך
לשנות את
האיזון, אך
חייבים לקחת
בחשבון מה
קורה בעיר: ב-3
שנים האחרונות
העיר גדלה והיה
צורך בצהרונים
ומעונות יום
ולכן התחלנו
להעביר את
מרכז הכובד
לגיל הרך,
אחרת לא היינו
עומדים
בביקושים.
הצלחנו למצב
מערכת של 180
צהרונים 6
מעונות יום 6
מפעילים
וזכיינים. כחלק
מתהליך
התייעלות 250
עובדים פוטרו
הוועדה לענייני ביקורת
יוכי: מה אחוז
ההכנסות
מהצהרונים?
מאיר:65% -
70% וזה
במגמת ירידה
כי ההכנסות
מהפנאי גדל ו.
צריך לשפר את
מערך החוגים
ולפתח אותו.
אבל חסרים לנו
חללי עבודה
ראויים.
בפסגות אין
בכלל חללי
עבודה.
ניר: אכן
הצבעתי
בביקורת על כך
שהעירייה לא
העמידה לחברה
מבנים מספקים
לפעילות, בעיקר
בפסגות אפק.
יוכי: אבל
הביקורת גם
הראתה שלא
הגעתם למיצוי
בחללים
הקיימים.
דירקטוריון ניר:
הדירקטוריון
פעל בהרכב חסר
מספר חודשים.
לא מונתה
לחברה וועדת
ביקורת וגם לא
מונה מבקר
פנימי כנדרש
בחוק.
מאיר: היה לנו
יועץ חיצוני
והוא שימש
הוועדה לענייני ביקורת
כוועדת ביקורת.
זה לאחר
התייעצות
משפטית עמו,
לפיה זה תקין
יוכי: לא נכון.
לפי החוק
צריכה להיות
וועדת ביקורת.
מאיר: משרד
הפנים טען שאנו
צריכים וועדת
ביקורת
והיועמ"ש טען
שאנו לא
צריכים וועדת
ביקורת, פעלנו
לפי חוות הדעת
של היועמ"ש .
יוכי: לא תקין.
נדרש היה לקבל
חוות דעת
שלישית.
מורשה חתימה ניר: רחבעם
סירב לחתום על
מס"ב
והתשלומים
בוצעו באופן לא
תקין.
יוכי: מה
הסיבה שהגזבר
מסרב לחתום?
דורון: יש לקבל
את התייחסותו
של רחבעם.
יוכי: אני
דורשת לקבל
הצהרה של
רחבעם, חתומה
בידי יומ"ש
העירייה עו"ד
פרומה פורת,
מה הסיבה לכך
שסירב לחתום
הוועדה לענייני ביקורת
על תשלומים .
אני מציעה
לשקול להפחית
את הסכומים.
צריך שיהיו שתי
קבוצות חתימה
כך שתהיה
בקרה.
ניהול משאבי
אנוש
ניר: נמצאו
ליקויים שונים
בניהול התחום.
לא היו תיקים
אישיים לחלק
מהעובדים
וחסרה הגדרה
ברורה של
המדיניות
בתחום זה.
מאיר: עשינו
שינוי יסודי
במבנה הארגוני,
שכלל גם
הסדרה של
הגדרות
תפקידים ושכר.
דוחות כספיים ניר: מצאנו
טעויות
משמעותיות
בדוחות
הכספיים
המבוקרים
שאושרו. הדבר
נבע ממיון שגוי
של נתונים
כספיים.
בועז: לטעמי
הניסוח קצת
מחמיר, מדובר
בטעות מיון של
רכיב, אך
הטוטאל לא
השתנה.
ניר: בעקבות
הערתנו נערכו
הוועדה לענייני ביקורת
תיקונים במספר
סעיפים
בדוחות.
יוכי: האם
הדוחות
חתומים ע"י
רואה חשבון?
בועז: כן.
יוכי: האם
הדוח השגוי
אושר באסיפה
הכללית?
בועז: כן.
יוכי: אז זה
חמור מאוד.
הקונסרבטוריון ניר:
הקונסרבטוריון
בגרעון שמעל
500 אש"ח. חלק
מהפעילויות
גרעוניות וחלק
בעודף. הפעילות
לא התרחבה
כפי שניתן
לצפות מהגידול
באוכלוסייה. יש
לציין שהעירייה
צמצמה את
התקציב
שהעמידה
לקונסרבטוריון.
מאיר:
לקונסרבטוריון
הוצאות קבועות
גדולות של
אחזקת המבנה
וכן תקורות
גבוהות שאנו
משלמים. מנגד,
העירייה
הקטינה מאוד
את התמיכה.
ניר: המלצתי
שהעירייה
הוועדה לענייני ביקורת
תשקול את
הגדלת התמיכה
בקונסרבטוריון.
יש לבחון דרכים
לייעל אותו.
למשל –
להרחיב את
פעילות בית ספר
מנגן שהנה
בעודף.
מאיר: משרד
החינוך הולך
לשנות באופן
גורף את נושא
החינוך
המוסיקלי
והתקצוב שלו,
לפי העדפות של
מנהלי בתי
הספר.
צהרונים ניר: חסר גורם
שינהל את
תחום הגיל הרך
בחברה. הכול
מתנקז אל
המנכ"ל. חסר
פיקוח של
החברה על
המפעילים
החיצוניים ועל
התכניות
הפדגוגיות
שלהם, גם
בבתיה"ס וגם
בגני הילדים.
מאיר: מונתה
מפקחת פדגוגית
על כל התחום.
יוכי: ומה
ההכשרה שלה?
מאיר: יש לה
תואר ראשון,
איני בטוח
באיזה תחום.
הוועדה לענייני ביקורת
יוכי: אתה צריך
מפקחת עם
הכשרה
מתאימה,
תפקידה לעקוב
אחר התכנים
הפדגוגיים.
מאיר: אנו
פועלים על פי
התכנים של
מכון אדלר .
עפ"י ההסכם
עמו הוא מקיים
פיקוח על
הצהרונים
בגנים. אנחנו
צריכים להרחיב
את הפיקוח.
יוכי: חשוב
שיהיה פיקוח
גם מטעמכם.
מפעילי
הצהרונים
ניר: נמצאו
ליקויים
בהתקשרויות
עם חלק
מהמפעילים.
שימוש בחוזה
לא מתאים,
פגמים בתחום
ביטוח
וערבויות.
החברה אינה
משופה באופן
מלא על
השימוש
בכיתות שהיא
משלמת
לעירייה.
מרכזים
קהילתיים
ניר: החברה
מפעילה 6
מרכזים
קהילתיים ועוד
כ-10 שלוחות
בבתי"ס.
הוועדה לענייני ביקורת
חסרים מרכזים
קהילתיים,
בעיקר בפסגות.
הפעילות
גרעונית ויש
לבחון מדוע. יש
לערוך משובים
על איכות
הפעילות
ולהתאים אותה
לצרכים.
מאיר: אכן
חסרים לנו
מבנים וחללים
לפעילות.
החברה מקימה
מוקד שירות
שייתן מענה
הולם לתושבים .
כאשר
מסתכלים על ה
3-4 שנים
האחרונות,
אנחנו נמצאים
במקום אחר.
אנחנו עורכים
סקרי העדפות
בקרב התושבים
ואנחנו
ממוקדים
בלהרים את
השירות שאנו
מציעים
לתושבים
ונעזרים גם
ביועץ.
מערכות מידע ניר: חסרה
מערכת
אינטגרטיבית,
יש חשיפה
בתחום אבטחת
מידע. מאגרי
המידע לא היו
רשומים. הם
הוועדה לענייני ביקורת
נרשמו בעקבות
הביקורת.
מאיר: אין ספק
שצריך לשפר
את מערכות
המידע של
החברה.
בית הכנסת ניר: זו פעילות
כספית שעוברת
דרך החברה
ואינה שייכת
אליה.
יוכי: מה שלא
שייך לחברה לא
צריך לעבור
דרכה.
מאיר: אני מברך על הדוח וחשוב שהחברה תהיה תחת ביקורת. יחד עם זאת, חשוב להסתכל איפה
החברה היום לעומת איפה היא הייתה לפני 5 שנים. יחד עם הדירקטוריון החלטנו על נקיטת צעדים
הכרחיים בגיל הרך, והיום מצבה של החברה הרבה יותר טוב. אנו פועלים לשיפור המשאב האנושי
של החברה וכן רמת השירות המסופקת לתושבי העיר.
ניר: מציין שהחברה בסך הכול מספקת שירותים בתחומים רבים ומגוונים ובאופן סביר, אחרת
הייתה קמה צעקה. יש הרבה מה לתקן ולשפר אך יש לקחת בחשבון גם את האמצעים המצומצמים
יחסית, מבחינת מבנים וחללי פעילות, תקציב וכן מטה שהנו מצומצם יחסית.
יוכי: מסכמת- הדוח הינו דוח חשוב ונוגע בחלק הנחמד של הפעילות העירונית : החוגים, הפנאי,
אומנות, היכל התרבות. הדוח לא טוב, לא ברמת ההתנהלות הבסיסית, לא ברמת ניהול העובדים,
הדירקטוריון, כספים ובתחומים נוספים. אנחנו שמים זרקור על הדברים ודרושים התייחסות
ושינוי מידי.
הוועדה מודה על הפעילות המבורכת בעיר אך יחד עם זאת נמשיך לעקוב אחר תיקון הליקויים.
שנה טובה וחג שמח לכלל המשתתפים.
רשמה: בתאל שרון
הוועדה לענייני ביקורת