פרוטוקול ישיבת צוות תיקון ליקויים מיום 8.12.24

צוות תיקון ליקויים– פרוטוקול מיום 8.12.24

דיון עלסיכומים והמלצות ועדת הביקורת לדוח משרד הפנים 2023

נכחוטל דיין - מנכ"ל המועצה, ליבי באראם - גזברית המועצה, אביטל קינן - מהנדסת המועצה

הוזמן: מבקר המועצה

1. פרק ב– הממצאים העיקריים שהועלו בביקורת השנה

הוועדה שמחה לציין שלא נמצאו ממצאים עיקריים

תגובת המועצה - מברכת את העוסקים במלאכה על כך לא נמצאו ממצאים עיקריים בפרק זה

סטאטוס ביצוע – מצטרפים לברכות המועצה על שמירה רצופת שנים מ2020 של פרק זה נקי

2. פרקג – מעקב אחר ליקויים שהועלו בביקורת שנערכה בשנים קודמות

לא נמצאו ממצאים הדורשים התייחסות

תגובת המועצה - מברכת את העוסקים במלאכה על כך שלא נמצאו ממצאים בפרק זה

סטאטוס ביצוע – מצטרפים לברכות המועצה

3. אי כינוס ועדות בתדירות הנדרשת

א. הוועדה מציעה שהצוות לתיקון ליקויים יעקוב אחרי קיום ישיבות לאורך השנה כדי לקיים

את החובה ולהתכנס בתדירות שאינה נופלת מן הקבוע בדין.

תגובת המועצה - לא מקובל. מנהלת לשכת ראש המועצה מתזכרת אחת לרבעון

סטאטוס ביצוע – ראש המועצה הסמיך את מנהלת לשכתו לבצע מעקב אחר קיום ישיבות

הוועדות לאורך השנה ותזכורן

ב. הוועדה מציעה שתוצא הנחייה לכל יושבי ראש וועדות המועצה לרשום פרוטוקול בתום כל

ישיבה של הוועדה ולהעביר עותק שלו ללשכת מנכ"ל המועצה.

תגובת המועצה - מתקבלים פרוטוקולים לאחר סיום הישיבות. מנהלת הלשכה תתזכר

לשלוח פרוטוקולים אחת לרבעון

סטאטוס ביצוע – ראש המועצה הסמיך את מנהלת לשכתו לתזכר המצאת פרוטוקולים של

ישיבות ועדות המועצה

ג. הוועדה מציעה שהדו"ח רבעוני של צוות תיקון הליקויים יכלול מידע על התכנסות כל

וועדות החובה.

תגובת המועצה – לא מקובל

סטאטוס ביצוע – לא יבוצע ע"י צוות לתיקון ליקויים

ד. זוהי הערה חוזרת בדו"ח הביקורת מזה מספר שנים ומן הראוי להביא לתיקון הליקוי.

תגובת המועצה - מצופה מראשי הו ועדות שיכנסו את הועדות במועדן

סטאטוס ביצוע – מאמצים את תגובת המועצה

4. סטייה מנוסח אחיד

הסטייה בביאור 14 לדו"חות הכספיים שעניינו התביעות שהוגשו נגד המועצה . התייחסות

לנושא בהתחשב בהנחיות משרד הפנים:

תגובת המועצה - הנוסח האחיד הוא בהתאם להנחיות משרד הפנים וחתום ע"י רואה חשבון

סטאטוס ביצוע – מ אמצים את תגובת המועצה

5. שכר עובדים בכירים וסטטוטוריים

הוועדה שמחה לציין שהמועצה קיימה את כל הוראות החוק וההנחיות ולא נמצא כל ממצא

בפרק זה

תגובת המועצה - המועצה מברכת את העוסקים במלאכה על כך שלא נמצאו ממצאים

סטאטוס ביצוע – מצטרפים לברכות המועצה

6. בדיקה בנושא טיבהשירות לתושב ביחידת המוקד

א. לא קיימת אפשרות לקבלת שירות באמצעות צ'אט.

תגובת המועצה - יש לציין כי לא מדובר בליקוי אלא ציון מצב נתון. כפי שהובהר בפני

המבקר, המועצה בחנה והפעילה בעבר שירות chatbot דומה שכשל בשל חוסר שביעות רצון

המשתמשים ולעומת זאת, שיפרנו את הקשר עם התושב באמצעות מענה ווטסאפ ישיר

ומבחר כלים מותאמים לצרכי התושבים. לגבי מדדי השירות לתושב ראוי לציין כי המועצה

נמנית מזה שנים בtop 10 של תוכנית הדיגיטציה של דלויט

סטאטוס ביצוע – מ אמצים את תגובת המועצה

ב. אין ביחידת המוקד יחידת משנה שאחראית לתחקור אירועים והצבת מצלמות בשטח

הרשות

תגובת המועצה - יש לציין כי לא מדובר בליקוי אלא ציון מצב נתון. כפי שהובהר בפני

המבקר, הנושא נמצא תחת קב"ט המועצה הממונה על המצלמות במרחב הציבורי.

סטאטוס ביצוע – מ אמצים את תגובת המועצה

ג. אין שירות טלפוני בשפות זרות לפי האוכלוסייה הנדרשת .

תגובת המועצה - המענה הטלפוני ניתן ע"י מנהלת השירות לתושב, הדוברת עברית ואנגלית

שוטפת. בנוסף, במקרה של רוסית, נעזרים במנהלת לשכת מנכ"ל המועצה או מזכירת

החינוך.

סטאטוס ביצוע – מ אמצים את תגובת המועצה

7. בדיקה בנושא הרשאות במערכת הגבייה והשכר

לא נמצאו בעלי הרשאה בגבייה ובשכר שאינם זכאים לה

תגובת המועצה - המועצה מברכת את העוסקים במלאכה על כך שלא נמצאו ממצאים

סטאטוס ביצוע – מצטרפים לברכות המועצה

8. בדיקה בנושא זיכויים ושינויים בחיובי ארנונה

לא נמצאו ליקויים בנושא זה. כל השינויים בוצעו על סמך מסמך מאמת ובדיקות פקח

תגובת המועצה - המועצה מברכת את העוסקים במלאכה על כך שלא נמצאו ממצאים

סטאטוס ביצוע – מצטרפים לברכות המועצה

9. מערך הגבייה

א. הוועדה מציעה שיינקטו צעדים יעילים נוספים לגביית חובות המועצה.

תגובת המועצה - נעשית בדיקה יסודית לגבי כל חוב וניתן להיווכח מקיטון בחובות פיגורים

ובקיטון בחוב שנה שוטפת. החובות מטופלים באכיפה מנהלית ובאכיפה משפטית.

אחוז הגביה השוטפת בשנת 2022 – 97.69% ובשנת 2023 – 98.01%

סטאטוס ביצוע – מאמצים את תגובת המועצה . ראוי לציין לשבח כי המועצה פעלה

להפיכת מחלקת הגבייה לIn House ומאז אחוזי הגבייה עלו וההתייעלות גברה

ב. הוועדה מבקשת לקבל את התפלגות החוב בין בעלי זכויות חכירה ובין שוכרים בנכסים עד

סוף שנת 2024

תגובת המועצה- כפי שנאמר בעבר כ12% חוכרים

סטאטוס ביצוע – מ אמצים את תגובת המועצה

10. תקציב הג"א

אין ביטוח ייעודי לציוד והוא לא שועבד לפקע"ר.

תגובת המועצה - הנושא נבדק מול סוכן הביטוח ונמצא שלא יבוטח בשל חוסר כדאיות כלכלית.

ההשתתפות העצמית גבוהה משווי הציוד.

סטאטוס ביצוע – מאמצים את תגובת המועצה. בבדיקה נמצא כי אין חובה סטטוטורית לבטח.

רשם: טל דיין