פרוטוקול ישיבת צוות תיקון ליקויים מיום 5.1.25
צוות תיקון ליקויים– פרוטוקול מיום 5.1.25
דיון על סיכומים והמלצות ועדת הביקורת לדוח מבקר הפנים 2023
נכחו: טל דיין- מנכ"ל המועצה, ליבי באראם - גזברית המועצה, אביטל קינן - מהנדסת המועצה
הוזמן (בטלפון): יניב הדסי, מבקר המועצה לשעבר
ניהול מכרזים פומביים
נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה
הצעות הוועדה
לענייני
ביקורת
סטאטוס
ביצוע
הכנה
ועריכת
אומדן
המכרז
6.1
נערך אומדן להיקף
ההתקשרות, לאחר דיונים
בין גורמי המקצוע שגיבשו
את המכרז.
בחלק מהמכרזים לא
נמצא תיעוד לניירות
עבודה של "מסמך/דוח
מרכז" לתחשיב האומדן.
לתעד את תחשיב
האומדן בניירות העבודה
של המכרז במסמך/דוח
מרכז המאושר ע"י עורך
האומדן וגורמי המקצוע
הרלוונטיים.
לא קיימת דרישה בחוק
להצגת מסמך מרכז.
בהתכתבויות במיילים עם
הגורמים השונים
המעורבים בהכנת המכרז
קיימים חישובים לאומדן
המכרז.
מבוצע בשוטף
אישור
מסמכי
המכרז
6.3
תהליך גיבוש ואישור
מסמכי המכרז מבוצע,
בהתכתבויות בדוא"ל.
טיוטת המכרז עוברת
לבדיקה נוספת של
• לוודא תיעוד לאישור
מסמכי המכרז על ידי
כל אחד מגורמי
המקצוע במכרז,
לחילופין שליחת
מיושם בפועל
קיים מייל
אישור מסכם
נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה
הצעות הוועדה
לענייני
ביקורת
סטאטוס
ביצוע
היועמ"ש, ולאישור סופי
לפרסום על ידי גורמי
המקצוע השותפים בגיבוש
המכרז.
דוא"ל לאישור סגירת
המכרז שיאושר על
ידי כל אחד מהנ"ל.
• להגדיר את גורמי
המקצוע בכל מכרז
האחראים על גיבוש
המכרז ואישורו.
בכל מכרז
מוגדרים
המנכ"ל,
הגזברית, היועץ
המשפטי
ואליהם
מצטרפים
בהתאם לצורך,
הגורם
המקצועי
במועצה ויועץ
מקצועי במידה
ויש
פרסום
המכרז
7.1
נמצא תיעוד לפרסום
המכרז ב-2 עיתונים יומיים
כמתחייב בהתאם לחוק.
בנוסף, המועצה מפרסמת
את המכרזים באתר
המועצה.
נמצא תקין.
כל המכרזים של המועצה
הנם מכרזים פומביים ולא
מכרזי זוטא ולכן המועצה
אינה מנהלת מאגר
ספקים.
למועצה מאגר יועצים.
אין חובה חוקית לנהל
מאגר ספקים
מוצע לבחון את
העיתונים בהם
מפורסמים
המכרזים בהיבט
של תפוצת
העיתון ועלות
הפרסום.
המועצה פועלת
בעניין פרסום
המכרזים
בהתאם
להוראות
החוק, לא
נמצא כל יתרון
בפרסום במגוון
רחב יותר של
עיתונים.
במציאות כיום
החברות מנויות
לרוב ליפעת
מכרזים /
WIZBIZ
ודומיהם ואינן
עושות שימוש
בעיתונות
הכתובה
לאיתור
מכרזים.
לגבי מכרזי
זוטא, הצוות
מאמץ את
תגובת המועצה
נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה
הצעות הוועדה
לענייני
ביקורת
סטאטוס
ביצוע
רכישת
טופסי מכרז
על ידי
המשתתפים
7.2
נמצא תיעוד לתשלום עבור
רכישת מסמכי המכרזים
על ידי המשתתפים.
נמצא תקין.
עלות הרכישה הייתה 300
₪– 3,500 .₪
מוצע לקבוע
מדיניות לקביעת
גובה העלות.
מחירי
המכרזים
נקבעים על פי
היקף
ההתקשרות,
מורכבות
המכרז ומחירי
שוק. הדבר
נעשה בשיתוף
המנכ"ל,
הגזברית
והיועמ"ש
ובאמצעות יועץ
מקצועי למכרז
(במידה והיה)
סדרי עבודת
ועדת
מכרזים
8.2
קיים במועצה נוהל פנימי
"עריכת מכרזים פומביים
מועצה מקומית סביון"
המסדיר בין היתר גם חלק
מסדרי העבודה של ועדת
המכרזים.
להציג בפני ועדת
המכרזים את הפרקים
בנוהל המתייחסים
לסדרי עבודתם ולעדכנם
בעדכון הנוהל ככל
שיידרש.
יבוצע בשמחה
הרכב ועדת
המכרזים
8.3
בישיבות ועדת המכרזים
בהם התקיימו דיונים היו
נוכחים לפחות 3 מבין 5
מחברי הועדה
נמצא תקין.
הצוות מברך
הליך פתיחת
מעטפות
8.4
תיבת המכרזים נפתחה
בהתאם להנחיות למעט
מקרה יחיד בו פתיחת
המעטפות בוצעה באיחור
לוודא קיום הליך
פתיחת מעטפת במועד
בהתאם להנחיות.
להגדיר עובד
האחראי לזָמֶן
פתיחת מעטפות
קיים, מנכ"ל
המועצה
נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה
הצעות הוועדה
לענייני
ביקורת
סטאטוס
ביצוע
של יום אחד.
בחינת
הצעות
המחיר
ובחירת
הזוכה
במכרז
8.5
במכרזיםשנבדקו, ועדת
המכרזים בחרה בהצעה
שקיבלה את הציון
המשוקלל הגבוה ביותר.
נמצא תקין.
הצוות מברך
בחלק מהישיבות בהן
התקבלה החלטה על הספק
הזוכה לא צוין בפרוטוקול
הישיבה הציון המשוקלל
של המחיר וציון האיכות
של המציע.
להציג בפרוטוקול ועדת
מכרזים את ציוני מדד
האיכות והמחיר שניתנו
למציעים וכן את הציון
הסופי המשוקלל ו/או
לצרף את נספח הציונים
כצרופה לפרוטוקול.
מבוצע בשוטף
לא הייתה הנחיה מי
הגורמים המשתתפים
בדירוג ציון האיכות של
המציעים וזאת על מנת
למנוע מצב של ניגוד
עניינים.
במהלך הבקרה עודכן
הסעיף בנוהל המכרזים
של מועצת סביון
המתייחס לגורמים
המשתתפים בדירוג ציון
האיכות ומניעת חשש
לניגוד עניינים
מוצע ליישם את
ההנחיה בנוגע
לזהות נותני
הציונים
יושם כבר
ב-10 מ- 12 מכרזים ניתן
משקל לאיכות.
מסקירת שיעורי
המשקלות של מדד
האיכות אל מול המחיר
במכרזים מסוגים
מסוימים קיימת חשיבות
לאיכות ופחות למחיר,
לרוב בשירותים
מקצועיים בהם טווח
• מוצע לשקול
את צמצום
משקל
האיכות.
מוצע לשקול
המרת חלק
מן המשקל
הניתן
הצוות מאמץ
את תגובת
המועצה
נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה
הצעות הוועדה
לענייני
ביקורת
סטאטוס
ביצוע
נמצאו שקיימים טווחים
שונים משיעור של 70%
משקל למחיר ועד לשיעור
של 30% .
המחירים בשוק אינו
גדול, ולכן התחרות היא
בעיקר על איכות. יחד עם
זאת, אין חובה לקבוע
דירוג איכות לאור קיומם
של תנאי סף, ולעיתים
במכרזים מסוימים
ותחומים שונים ההצעות
נמדדות על סמך תנאי
הסף ומחיר בלבד.
במכרזים מסוימים בסוגי
עבודות "פשוטות" יותר,
ניתן להסתפק בתנאי סף.
לניקוד
האיכות
לתנאי סף.
• מוצע לנמק
את בחירת
המשקלות.
• מוצע לשקול
קביעת
סכומי
ערבות ביצוע
להרתעת
מציעים לא
ראויים.
ראו התייחסות
המועצה בדוח
המבקר
לגבי ערבות
ביצוע, לא
רלוונטי
פרוטוקולים
של ועדת
מכרזים
8.6
• על פי הוראת סעיף
136(ב) לצו כל
הפרוטוקולים חתומים
על ידי יו"ר ועדת
מכרזים או מי מטעמה .
• בפרוטוקולים יש פירוט
של הגורמים השונים
שהשתתפו בישיבה.
פרוטוקול ועדת מכרזים
ישלח לחברי הועדה
לעיון על פי הוראת סעיף
136(ב) לצו. הועדה
תקבע פרק זמן בו חבר
ועדה יוכל להגיש השגה
על הפרוטוקול.
עודכן סעיף 8
בנוהל מכרזים
הפרוטוקולים מתויקים
אצל מנכ"ל המועצה ואצל
גזברית המועצה. בנוסף,
הפרוטוקולים נסרקים
יש לעדכן בנוהל
המכרזים את שני
העובדים שהוגדרו על
ידי ראש המועצה
יושם כבר
נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה
הצעות הוועדה
לענייני
ביקורת
סטאטוס
ביצוע
לתיקייה מממוחשבת בה
נשמרים מסמכי המכרזים.
כעובדים שיחזיקו כל
אחד עותק
מהפרוטוקולים של
ועדת מכרזים.
אישור
הזוכה
במכרז על
ידי ראש
המועצה
9
נמצא שבמכרזים שנדגמו
היה קיים מסמך אישור
ראש המועצה להמלצת
ועדת המכרזים על הזוכה
במכרז. נמצא תקין.
הצוות מברך
הגשת
הצעות
למכרזים
10
מ-8 מכרזים בשנת 2023 ,
ב-2 מכרזים הוגשה הצעה
אחת וב- 6 מכרזים הוגשו 2
הצעות
מיעוט הספקים נובע מכך
שבחלק מהשירותים
המסופקים לרשויות ישנם
ספקים בודדים הנותנים
את השירות המבוקש.
בנוסף, מכיוון שסביון הנה
רשות קטנה מבחינת היקף
הפעילות ספקים אינם
מגישים הצעות מחיר
למכרזי המועצה.
במכרז המרוץ המועצה אף
העלתה את גובה התשלום
וזאת בהמלצת גורמי
1)
• מוצע לפרסם
את
המכרזים
בעיתונות
רבת תפוצה.
• מוצע לשקול
אמצעי
הפצה
נוספים כדי
להגדיל את
מספר
המציעים.
ראו התייחסות
בסעיף 7.1 לעיל
נושא סעיף תמצית הממצאים המלצה התייחסות המועצה
הצעות הוועדה
לענייני
ביקורת
סטאטוס
ביצוע
מקצוע איתם התייעצה
המועצה על מנת לאפשר
לנותני שירותים נוספים
ואיכותיים להגיש הצעות
לביצוע השירות.
ביטול
מכרזים
11
נמצא מקרה בו שינוי של
תנאי מכרז על ידי יועץ
המכרז לאחר פרסומו ללא
הודעה בדבר הבהרה על
עדכון תנאי המכרז הביא
למצב של פסילת המכרז.
נמצא מקרה בו מכרז בוטל
עקב פניית מתחרה על אי
עמידת הזוכה בתנאי הסף.
לעגן בנוהל תהליך של
עדכון תנאי מכרז לאחר
פרסומו.
מוצע שקיום
תנאי הסף ייבחן
בקפידה.
תנאי הסף
נבחנים בקפידה
דוח מרוץ סביון 2023
1. המלצות מבקר המועצה
הועדה לענייני ביקורת מקבלת את כל המלצות מבקר המועצה בנוגע לביקורת בנושא מרוץ סביון 2023:
1.1 עיתויהיציאה למכרז - לצאת למכרז לניהול והפקת מרוץ סביון בזמן סביר על מנת למנוע מצב של בחירת מפיק בסמוך לאירוע המרוץ.
1.2 עיתוי האירוע - לקיים את אירוע המרוץ בחודשים פברואר או מרץ.
1.3 סכום התמורה- לבצע מידי שנה סקר שוק לבחינת עלויות הפקת המרוץ, כדי לוודא שמחיר המקסימום אותו מצינת המועצה תואם למחירי השוק, דבר שיבטיח השתתפ ות
במכרז של מספר מציעים.
1.4 הקשר עם המפיק - לקבוע אבני דרך לקיום ישיבות שוטפות עם מפיק המרוץ טרם האירוע, לתעד את המשימות לביצוע ולוודא את ביצוען.
2. סיכומי והצעות הועדה לענייני ביקורת לדוח בנושא מרוץ סביון 2023 בנוסף להמלצות דוח המבקר
בנוסף להמלצות מבקר המועצה, הועדה לענייני ביקורת הוסיפה המלצות נוספות:
# נושא תמצית הממצאים הצעות הוועדה לענייני ביקורת סטאטוס ביצוע
3.1 תנאי סף (עמוד 52 )
תנאי סף מקילים מדי (הופחתו עקב
כשלון המכרזים הראשונים).
קביעת תנאי סף גבוהים כדי
למנוע כשלים בביצוע.
לא רלוונטי, לכל מכרז נקבעים
תנאי הסף בכובד ראש ובהתאם
להיקף ואופי הפעילות
3.2 תכולת דרישות מפרט האירוע
(עמוד 52 )
דרישות המפרט לא היו מפורטות
דיין.
מוצע לקבוע דרישות מפרט
מפורטות ומחייבות ובצדן
סנקציות כלכליות להבטחת
קיומן.
הערה – יושם במכרז 2024
לא ברורה ההצעה, שכן כפי
שוועדת הביקורת ציינה כבר
הנושא יושם במכרז שהתקיים
3.3 מענה המועצה (עמוד 56 )
הביקורת ציינה לטובה את המענה
המהיר של המועצה לכשל בהודעת
התנצלות, בפיצוי כספי למשתתפים
ובהסכם פשרה עם המפיק
הצוות מברך
3.4 הקשר עם המפיק
לא נשמר קשר רצוף עם המפיק, לא
תועדו סיכומי פגישות אתו ורק
סמוך לאירוע ( 6 ימים לפניו) נשלח
למפיק דוא"ל עם פירוט המשימות
שהוא נדרש להשלים (בעמוד 48 .)
מוצע לעגן במסמכי המכרז את
קביעת אבני דרך לקיום ישיבות
שוטפות עם המפיק, הדרישה
לתיעוד המשימות ומעקב אחר
ביצוען.
יושם כבר במכרז שהתקיים לשנת
2024