פרוטוקול ועדת ביקורת

1

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

25 באוגוסט 2021

סיכום והמלצות ועדת ביקורתשל המועצה

לדוח מבקר המועצה לשנת 2020

1. דוחמבקר המועצה לשנת 2020 בדק שלושה נושאים משמעותיים מאוד לעבודתה התקינה של המועצה המקומית ובכלל זה:

פרויקט החלפת תאורת לד ברחבי היישוב, מערך ניהול דוחות פיקוח וערעורים וניהול כספי עצמי בבתי ספר.

2. ועדת הביקורת מבקשתכבר בפתח הדברים, להביע הערכה רבה למבקר המועצה, רו"ח יובל אהרוני, על עבודה יסודית,

מעמיקה ובלתי מתפשרת.

דוח הביקורת המקיף והרציני , על כל פרקיו מגובה באסמכתאות ובמסמכים רלוונטיים לגבי כל טענה להתנהלות בלתי

תקינה.

בנוסף, הקפיד המבקר לתת הזדמנות אמיתית לכל בעל תפקיד לתת את תגובתו המלאה לביקורת הקשורה לתפקידו במועצה.

3. ממצאידוח מבקר המועצה לשנת 2020 הינם חמור ים ביותר וקשים.

מעבר לליקויים הרבים שדוח הביקורת חושף, הוא מצביע על התנהלות לקויה של המועצה לאורך שנת הדוח ואף בשנים

עברו.

בייחוד, אנו מבקשים לציין את חומרת הממצאים בפרק הדן ב"פרויקט החלפת תאורת לד ברחבי היישוב" ועוצמת

הממצאים החמורים בכל סוגיה ש נבדק ה והוצגה בדוח. יש להפיק לקחים וליישם את ההמלצות, באופן מידי , בכל

הפרויקטים המבוצעים במועצה ובחברה הכלכלית כיום.

גם בביקורת "ניהול דוחות פיקוח וערעורים" נתגלו ממצאים משמעותיים ביותר המשפיעים על כל אחד ואחד מתושבי ובאי

היישוב והצגת התנהלות בעייתית של המועצה לאורך שנים.

בתחום "ניהול כספי עצמי בבתי ספר", דוח הביקורת הפ ך לתוכנית עבודה וכלי של ההנהלה לבצע שדרוג ושיפור משמעותי

בתחום. אנו מברכים על כך.

4. נדמהלחברי ועדת הביקורת, כי החלטות הרות גורל לגבי חיי התושבים ביישוב נלקחו ללא מחשבה, ללא עמידה בנהלים

וללא בקרה, מה שהביא לבזבוז של משאבים רבים כולל סכומי כסף גדולים מאוד.

5. ידוע לכולם כי בשנים האחרונות, מצבה הכספי של המועצה היה קשה ועל כן מאכזב לגלות כי משאבים רבים ותקציבים

גדולים שיכלו לשמש אין ספור פרויקטים שהיו משפרים מאוד את איכות חיי התושבים, פשוט בוזבזו לחינם.

6. ברור לחברי הוועדה כי "אין בוכים על חלב שנשפך, אך ישנה חשיבות עצומה מבחינתנו ללמוד את העבר כדי להסיק על

ההווה והעתיד ועל כן השקענו זמן רב בלמידת הדוח.

7. חברי ועדתביקורת קיימו מספר ישיבות עומק, במהלכן הזמנו את כל בעלי התפקידים הרלוונטיים להופיע בפני הוועדה

ולענות על שאלותינו וכתבנו בפירוט את מסקנותינו והמלצותינו.

אנו רואים בכך זכות וחובה מתוקף תפקידנו כוועדת הביקורת.

2

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

8. כולנו תקווה, כי עם כינונה של המועצה הנכנסת, השתנו הדברים והשתנתה ההתנהלות במועצה.

9. תפקידה של המועצה ובעיקר העומדת בראשה, לבצע שינויים מרחקי לכת במבנה הארגוני, בקביעת נהלים, בהגדרת

תפקידים, בחלוקת סמכות ואחריות ברורה בין בעלי התפקידים ובביקורת שוטפת על שלל הפרויקטים המתרחשים במועצה.

נדרשת גם הרחבת השיתוף ושקיפות המידע אל מול נבחרי הציבור לטובת הביקורת השוטפת. ללא עשייה זו וללא הרחבת

מעגל השותפים, אנו חוששים כי מה שהיה הוא שיהיה ועל כך אנו מבקשים להתריע מראש.

10. ועדת הביקורת ממליצה למליאת המועצה לאשר ולאמץ את כל הממצאים, המסקנות וההמלצות בדוח מבקר המועצה לשנת

2020 ובפרוטוקולים של ועדת הביקורת.

11. ועדת הביקורת דורשת למנות בדחיפות ועדה לבחינה ומעקב אחר יישום המלצות אשר תדווח באופן קבע לוועדת הביקורת

באחריות המועצה למנות איש קשר להובלת ועדה זו אשר יקבע מראש לפחות 4 מועדים בשנה להתכנסות הוועדה, יבנה את

תכולת המפגשים בהתאם לבקשות ועדת הביקורת ויוודא הגעת אנשי המקצוע הרלוונטים עם כל החומרים הנדרשים.

12. ועדת הביקורת מבקשת להודות לכל עובדי המועצה על שיתוף הפעולה המלא. יחד עם זאת, נדרשת עבודה שיטתית יותר

ומבוססת נתונים בכלל ובעבודה אל מול ועדת הביקורת בפרט. הופעת אנשי המקצוע בוועדה צריכה להיות מאורגנת, מוכנה

מראש, כזו שמציגה נתוני עבר, הווה וחשיבה לעתיד. לא סביר כי דיונים בנושאים מהותיים כפי שהיו בדו"ח יתקיימו על

סמך זכרון, תחושות ואמירות כלליות של אנשים המקצוע.

13. רצ"ב פרוטוקולי ועדת ביקורת מתאריכים 12.7.21 ,19.7.21 ,2.8.21 ו- 9.8.21, הדנים באופן פרטני בכל אחד מדוחות

הביקורת וכוללים התייחסויות והמלצות ועדת הביקורת באופן פרטני לכל נושא נבדק.

בברכה,

אבי אליהו - יו"ר ועדת ביקורת.

סיגל שמבירו זהבי - חברת הוועדה.

עינת קדרון - חברת הוועדה.

1

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

פרוטוקול ועדת ביקורת מועצה מקומית תל- מונד

מיום 2021/7/12

נוכחים:

אבי אליהו - יו"ר ועדת ביקורת

סיגל שמבירו זהבי - חברת ועדת ביקורת

עינת קדרון - חברת ועדת ביקורת

דדי דהן - מזכיר המועצה

רו"ח יובל אהרוני - מבקר המועצה

ישיבה זו עסקה בפרק הראשון בדוח מבקר המועצה לשנת 2020 בנושאפרויקט החלפת תאורת לד ברחבי היישוב.

מהלך הדיון:

▪ מבקר המועצה רו"ח אהרוני הציג את עיקרי הממצאים בדוחהביקורת בנושא פרויקט החלפת תאורת לד ברחבי היישוב.

▪ מבקרהמועצה ציין, כי המדובר בדוח ביקרת חמור ביותר הכולל כשלים מהותיים בהתנהלות הפרויקט.

▪ מבקר המועצה הציג את עיקרי הממצאים ובכלל זה: הגדלת ההתקשרות עם הקבלן המבצע ב- 50% באופן לא נאות, סדר

יום שנשלח לחברי המליאה היה חלקי וחסר בפרטים מהותיים, ליקויים בהחלטת המליאה לאשר את הרחבת ההתקשרות

עם הקבלן המבצע, הרחבת ההתקשרות בוצעה בעלות הגבוהה בסך של למעלה מ- 150,000 ₪ מהצעת מחיר הפרטנית שהציג

אותו קבלן לאותן עבודות במועד סמוך להחלטה, שימוש בסעיף תקציבי שלא תואם למהות ותכולת העבודות, שיוך עבודות

לתב"ר הפרויקט שכלל לא חלק מהפרויקט, שימוש בסעיף תקציבי שכלל לא תואם למהות ותכולת העבודות, ביצוע העבודות

ע"י קבלן משנה שלא מאושר, ליקויים מהותיים בניהול ערבויות וביטוחים בפרויקט, אי קבלת מהקבלן מסמכים נדרשים

במכרז ובכלל זה: תיק אתר, אישור מהנדס חשמל, תעודת אחריות וכד',עבודות שבוצעו ללא ניפוק צו תחילת עבודה, הרכבה-

פירוק- ושוב הרכבה של פנסי לד חדשים באותם עמודי חשמל לאור העדר סנכרון ב ין עבודות תשתית חשמל, גופי תאורת לד

חדשים הנמצאים בפועל במחסנים ולא מנוהלים במלאי וניהול לא נאות של גופי התאורה שפורקו וזרוקים במחסני המועצה.

▪ מזכיר המועצהדדי דהן - התייחס לאופן ניהול הפרויקט, העדר תקשורת מספקת עם מנהל תשתיות שהיה מנהל הפרויקט,

הציג כי לא היה מודע שהתקבלה הצעת מחיר פרטנית עם סכומים נמוכים מאותו קבלן מבצע. הצעת המחיר הנ"ל הוצגה לי

לראשונה במהלך הביקורת ע"י מבקר המועצה. הרחבת התב"ר בוצעה, על מנת, לשפר את מערך התאורה גם במוסדות חינוך

וחסכה כסף לאור עלויות חשמל נמוכות יותר של פנסי לד ביחס לפנסים רגילים. מזכיר המועצה הציג בנוסף, כי העדר תהליכי

בקרה על פרויקטים ותהליכי עבודה בשנים האחרונות. היו מספר טעויות של אחראי התחום (עבודות של חברת החשמל,

הצעת המחיר אליה דדי נחשף רק במהלך הביקורת)

▪ חברת המועצה עינת קדרון - מבקשת לבחון פרויקט בסדר גודל דומה שמת נהל היום על מנת לוודא שטעויות עבר לא

תחזורנה. מזכיר המועצה מעלה את הפרויקט פוטו-וולטאי – סדר גודל של 5 מ₪. הפרויקט מבוצע ע"י החכ"ל, אותם בעלי

תפקידים בחכ"ל מדו"ח מבקר המועצה משנת 2018 .

2

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

החלטות:

1. להמשיך את הדיון בדוח מבקר המועצה בנושא פרויקט החלפתתאורת לד בפגישה נוספת.

2. לזמן לדיון הבא את מנהל תשתיות מר מוטי במני שסיים את תפקידו במועצה.

בברכה,

אבי אליהו – יו"ר ועדת ביקורת.

סיגל שמבירו זהבי - חברת הוועדה.

עינת קדרון – חברת הוועדה.

1

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

פרוטוקול ועדת ביקורת מועצה מקומית תל- מונד

מיום 2021/7/19

נוכחים:

אבי אליהו - יו"ר ועדת ביקורת

סיגל שמבירו זהבי - חברת ועדת ביקורת

עינת קדרון - חברת ועדת ביקורת

רו"ח יובל אהרוני - מבקר המועצה

מוטי במני - מנהל מחלקת תשתיות וחשמל לשעבר במועצה

חסרים:

דדי דהן - מזכיר המועצה

ישיבה זו עסקה בפרק הראשון בדוח מבקר המועצה לשנת 2020 בנושא פרויקט החלפת תאורת לד ברחבי היישוב

מהלך הדיון:

▪ בישיבה זו הוחלט להמשיך את הדי ון מפגישה קודמת בנושא ה פרק הראשון בדו"ח ביקורת לשנת 2020 שבדק את נושא

החלפת תאורת ה LED ברחבי הישוב

▪ מבקר המועצה רו"חיובל אהרוני הציג את שיטת הביקורת באופן כללי ובדוח הביקורת הזה באופן פרטני, לפיה לאחר סיום

כתיבת הטיוטה התקיימו ישיבות אימות ממצאים וקבלת תגובות עם כל בעלי התפקידים הרלוונטיים לנושא המבוקר. הוצגו

ממצאי הביקורת והתקבלו התגוב ות מבעל י התפקיד ים. לאחר מכן, נשלחה טיוטת דוח הביקורת לכלל המבוקרים וניתנה

אפשרות נוספת לקרוא את הממצאים והתגובות שנמסרו, להוסיף או לתקן בהתאם לרצון המבוקר.

▪ מבקר המועצה רו"ח אהרוני הציגבמהלך הדיון את עיקרי הממצאים בדוח הביקורת, כדלקמן:

1. בוצעה הגדלת התקשרות עם הקבלן המבצע בסך של 1,400,000 ובשיעור של 50% מהיקף המכרז- לצורך החלפת תאורת

לד בכיתות סגורות, משרדים וחדרים קטנים בגובה נמוך - שאינם חלק מתכולת המכרז - ולאחר שהושלמה התכולה

הקבועה במסמכי המכרז.

2. בתאריך 19.6.4 נשלח סדר יום לחברי המליאה הכולל סעיף" :הגדלת חוזה עם חברת אורעד מהנדסים להחלפת לדים ב

50% .סכום החוזה 2,800,00 ₪ וההגדלה 1,800,000 ₪ לאישור במליאת המועצה שתוכננה להתקיים יומיים לאחר מכן

בתאריך 19.6.6. ▪ סדר היום שנשלח לחברי המועצה לא כולל מידע נוסף על מנת לאפשר לחברי המועצה ללמוד את

הנושא ולהגיע מוכנים לדיון.

3. הקבלן ה מבצע הגיש למועצה בתאריך 19.6.17 הצעת מחיר פרטנית שלא דרך המכרז בגין הרחבת העבודה להתקנת

תאורת לד במוסדות חינוך - הכוללת מחירים שונים זולים יותר! - ביחס לסעיף הסל במכרז הקובע שכל עבודה שלא

תומחרה תחויב ב 25% הפחתה ממחירון דקל.

4. כל הזמנות העבודה שנופקו לקבלןהמבצע בסך של מיליוני ₪ בוצעו ללא יוצא מהכלל על ידי שימוש בסעיף תקציבי -

"הקמת מערכת סולארית ליצירת חשמל" - שכלל אינו תואם לתכולת העבודה של החלפת גופי תאורה ברחובות היישוב

(הסכם מקורי ( או במשרדים/כיתות (הרחבת ההסכם(.

5. למרות שמליאת המועצה אישרה הגדלת היקף ההתקשרות עם הקבלן המבצע בסך 1,400,000 ₪ (המהווים 50% מהיקף

ההתקשרות במכרז) באותם התנאים הקבועים במכרז 10/2018 )הפחתה של 25% ממחירון "דקל- הזמנת העבודה

החתומה שהועברה לקבלן המבצע צורפה והוצמדה בפועל הצעת מחיר של הקבלן המבצע הכוללת מחירים שונים

מהקבוע במכרז 10/2018 ומהחלטת מליאת המועצה.

2

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

6. בוצעו עבודות שכלל לא תואמות לתכולת החלפת גופי תאורה ללד בהיקף כספי של כ- 170,000 ₪ ואשר כלל לא מפורטות

במחירים שנקבעו במכרז ו/או במחירון דקל.

7. הזמנת הרכש הראשונה מספר 806 שנופקה לקבלן המבצע בתאריך 18.9.20( שאינה במסגרת המכרז) הופקה ונחתמה

כחודש ו- 20 ימים לאחר שמהנדס המועצה ניפק וחתם בתאריך 1.8.18 על צו תחילת עבודה לקבלן המבצע לתחילת

ביצוע עבודות המכרז.

8. העבודות במכרז בוצעו בפועל על ידי 2 קבלני משנה . אחד מקבלני המשנה מר נ.ו. שביצע את העבודות וההתקנות

במוסדות חינוך - עבד ללא אישור, ללא שהוא "קבלן רשום" ובניגוד לקבוע בהסכם ובהוראות המכרז.

9. למרות שהעבודות נשוא המכרז נמשכו לאחר מועד פג תוקף של הערבות בתאריך 4.7.2019 ולמרות שבוצעה הגדלה

בהיקף ההתקשרות בשיעור 50%ובהיקף כספי של 1,400,000 - ₪ המועצה לא דרשה ולא קיבלה חידוש של הערבות

המחויבת על פי המכרז.

10. במסגרת אישור קיום הביטוחים בפרק 4" אחריות מקצועית "החתום שהקבלן הגיש למועצה - נמחק - הסעיף המחיל

ביטוח אחריות מקצועית גם על " קבלני משנה" והפועלים מטעמו של הקבלן המבצע, זאת בניגוד לעמדת היועץ הביטוחי

של המועצה ולאחר שהקבלן המבצע הצהיר במסמכי המכרז שהוא מפעיל, גם מפעיל, קבלן משנה.

11. כתב אישור הביטוחים שהוצג על הקבלן המבצע הינו בתוקף עד לתאריך 31.5.2019 ,בעוד העבודות בוצעו אף לאחר מכן

המליאה אישרה הרחבת ההתקשרות ב1,400,000 ₪ בתאריך 6.6.19 ,לאחר פג תוקף אישור קיום הביטוחים .▪ המועצה

לא דרשה ולא קיבלה כתב אישור קיום ביטוחים מעודכן שיהיה בתוקף, גם במועד ביצוע המשך העבודות לאחר 31.5.19

12. הקבלן המבצע לא הגיש והמועצה לא דרשה לקבל את התיעוד הנדרש בעת הגשת חשבונות לתשלום)באופן פיזי ובדיסק).

13. הקבלן המבצע לא סיפק, והמועצה לא דרשה לקבל– "תיק אתר" (עם כלל הפרטים הטכניים, תוכניות ואישורי תו תקן),

בניגוד לאמור במסמכי המכרז והסכם ההתקשרות.

14. הקבלן המבצע לא הגיש למועצה, והמועצה לא דרשה לקבל - אישור של מהנדס חשמל - על עמידת הקבלן המבצע

והביצוע בכל דרישות חוקי החשמל, זאת בניגוד להוראות המכרז וההסכם החתום בין הצדדים.

15. הקבלן המבצע המציא למועצה תעודת אחריות, בתאריך 18.11.19 ,רק בגין 134,2 גופי תאורה, המצוינים בתכולת

המכרז. בגין כל יתר התוספות לעבודות במסגרת הרחבת המכרז בהיקף כספי של למעלה 1,200,000 ₪ ששולמו לקבלן

המבצע בגין החלפת גופי תאורה במוסדות חינוך - לא התקבלה תעודת אחריות, בניגוד לנדרש במכרז ובהסכם החתום.

16. למרות שהקבלן המבצע ביצע עבודות בהיקף כספי בסך של למעלה מ4,000,000 ₪ צווי תחילת עבודה נופקו לקבלן

המבצע רק בגין 2,800,000 .₪

17. בסמוך לאחר התקנת פנסי הלד ברחובות המועצה- בוצע פירוק של כעשרות פנסי לד חדשים (רחובות איריס ונורית

בשכונת אלי כהן (- ובמקומם הותקנו פנסי לד חדשים אחרים.

18. כ- 60 גופי התאורה לד החדשים שפורקו והוחלפו בגופי לד חדשים אחרים- מאוחסנים ב- 2 חדרים שונים במתחם

מחסני המועצה .למועד בדיקת הפתע של מבקר המועצה במחסנים אחד מהחדרים - פתוח, נגיש ולא נעול . הפנסים

החדשים מאוחסנים במחסני המועצה - ללא ידיעת מנהלת הרכש והמצאי במועצה, וללא שפנסים חדשים אלה )שפורקו

אך לאחרונה) נמצאים ברישומי מערכת ניהול המלאי של המועצה.

19. הקבלן המבצע לא הגיש למועצה, והמועצה לא דרשה לקבל- אישור קונסטרוקטור - ליציבות משקל הגוף העומד על

עמוד ופרט החיבור ,בניגוד לנדרש באופן מפורש בהוראות סעיף 00.07 למפרט הטכני במכרז

20. נושא פירוקם של אלפי גופי התאורה (גופי תאורה שמישים- כלל לא עלה לדיון במליאת המועצה או בוועדת רכש ובלאי

של המועצה ואין ניסיון למכור אותם, בניגוד להוראות הרגולציה.

▪ לדיון זומן מוטי במני שהיה מנהל מחלקת תשתיות וחשמל במועצה (מאז סיים את תפקידו ועזב את המועצה) לצורך מתן

מענה על שאלות בדו"ח הביקורת, הקשורות לתחום אחריותו.

3

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

▪ חברי ועדת הביקורת ומבקר המועצההציג ו למוטי במני שאלות שונות בנוגע להתנהלות הפרויקט.

▪ להלן תמצית תגובתו שלמוטי במני, כדלקמן:

1. פתיחת התב"ר בוצעה על ידימזכיר המועצה ועל ידי, אך לאחר מכן המועצה התקשרה עם יועץ לפרויקט, ללא התייעצות

איתי.

2. בדיון שהתקיים בנושא, הבעתי את דעתי לגבי סוגי הפנסים הנדרשים אך דעתי לא התקבלה

3. הגדלת התב"רוההתקשרות עם הקבלן המבצע ודרך ביצועו לא היו בתחום באחריותי.

4. בעת הגשת התב"ר למליאת המועצה, לא הוגשו כל האומדנים הנדרשים ולא ניתנו הסברים לגבי הצורך בהגדלת המכרז

5. לא נקראתי למליאהליתן הסברים ולא התייעצו בי.

6. בהרבה מקרים הרגשתי שמידרו אותי מקבלת החלטות

7. ראש המועצה לשעבר והעוזר שלו רדפו אותי באופן אישי.

8. מזכיר המועצה הכיר את הצעת המחירהפרטנית למוסדות חינוך שהגיש הקבלן המבצע.

9. לאחר קבלת הערות המבקר דאגתי להשלים את כל המסמכים הנדרשים במכרז מהקבלן המבצע

10. החלטתי לבצע החלפת נורות לד בעמודי תאורהבשכונת אלי כהן בהם היה מתוכנן להתבצע פרויקט תשתית מהותי כולל

החלפה והזזת עמודי תאורה, שכן הפרויקט היה תקוע זמן רב ולא היה ידוע מתי הוא יבוצע. כמו כן, מוטי ציין שהיה

מדובר במפגע של סכנת חיים.

11. בסוגיית התאוםהחלפת נורות באלי כהן עם פרויקט החלפת התשתיות של חברת חשמל אמר מוטי שהוא לא מבין מה

קשורה חברת החשמל וכי מדובר בחוסר תקשורת בין החברה הכלכלית למועצה. לא רואה התייחסות לזה בפרוטוקול.

12. חלק מהעבודות הנוספות אושרו על ידי וחלק אחר שאכן לא קשור למכרז (פירוק והתקנת חלונות בבית ספר) אושרו על

ידי גזברית המועצה לשעבר.

13. נושא ערבויות וביטוחים לא בתחום אחריותי

14. באמצעות גופי הת אורה ששמרתי במחסני המועצה – תיקנתי פנסים שבורים/תקולים. חסכתי הרבה כסף למועצה

בתחום החשמל.

▪ החלטותהוועדה:

1. יש להפיק דף רשימת תיוג של סט המסמכים והאישורים הנדרשים לפני תשלום הסכום המלא לקבלן המבצע. הדבר

ימנע ביצוע גמ"ח ללא קבלת האישורים והמסמכים הנדרשים.

2. יש לקבל תוכנית עבודה מכל מחלקות המועצה וגופי הסמך, על מנת, למנוע כפילויות וחוסר במידע רלוונטי בעת ביצוע

פרויקטים.

3. יש להביא לאישור מליאת המועצה כול בקשה להגדלת מכרזהתקשרות/ תב"ר בהיקף של למעלה מ- 10% .

4. בקשות לפתיחת תב"ר, יובאו למליאת המועצה כשהם מפורטים ומוסברים ע"י מנהל המחלקה האחראי עלה נושא.

5. ועדת הביקורת מאשרתומקבלת את כל הממצאים וההמלצות המפורטות בהרחבה ב דו"ח הביקורת לביצוע.

6. יש לקיים מעקב אחר יישום ההמלצות ולבדוק אותן בפרויקטים הקרובים

7. על מפקח העבודה לדעת כי הוא עובד אך ורק אל מול מנהל הפרויקט. כל אישור, כל חריגה מהתכנון ו/או כל הפתעה

שיש בשטח צריכה להגיע למנהל הפרויקט ולהיות מטופלת בהתאם להחלטתו. אין לפנות לגורמי מקצוע אחרים במועצה

(מזכיר, גזבר, וכדומה).

8. הוחלט לקיים דיון בישיבה הבאה על פרק 2 בדו"חבנושא מערך דוחות פיקוח וערעורים. לזמן את מנהלת הפיקוח גב'

מזל גל לדיון ואתת גזבר המועצה.

4

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

9. לצרף לדיוני ועדת ביקורת מזכירת ועדה לצורך כתיבת פרוטוקול.

בברכה,

אבי אליהו – יו"ר ועדת ביקורת.

סיגל שמבירו זהבי - חברת הוועדה.

עינת קדרון – חברת הוועדה.

1

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

פרוטוקול ועדת ביקורת מועצה מקומית תל- מונד

מיום 2021/8/2

נוכחים:

אבי אליהו - יו"ר ועדת ביקורת

סיגל שמבירו זהבי - חברת ועדת ביקורת

עינת קדרון - חברת ועדת ביקורת

רו"ח יובל אהרוני - מבקר המועצה

דדי דהן - מזכיר המועצה

אלדד חזי - גזבר המועצה

מזל ג'אן - מנהלת פיקוח ורישוי עסקים

ישיבה זו עסקה בפרק השני בדוח מבקר המועצה לשנת 2020 בנושאמערך דוחות פיקוח וערעורים.

מהלך הדיון:

▪ מבקר המועצה רו"ח אהרוני הציג במהלך הדיון את עיקרי הממצאים בדוח הביקורת בנושא דוחות פיקוח וערעורים ,

כדלקמן:

1. הדו"ח בוצע בשנת 2020. חודשים ספורים לאחר שמנהלת הפיקוחנכנסה לתפקידה. הדו"ח בחן תקופה קודמת למזל

2. ממצאיהדו"ח היוו תוכנית עבודה למנהלת הפיקוח. היום המצב השתפר באופן משמעותי. עדין יש הרבה ממצאים שעוד

נדרש לטפל בהם.

3. חודשים ספורים לפני תחילת הביקורת בחודש 6/19 הטמיעו במועצהתוכנ ה חדשה מיתר לניהול מערך הפיקוח.

4. במשך שנים ועד בסמוך לתחילת הביקורת , היתה תחלופה גבוהה במועצה של כ"א בזהות מנהלת המחלקה, התובע

והפקחים. זה משפיע מאוד על מערך הפיקוח.

5. למועד הביקורת, דוחות פיקוח רבים לא מוזנים ולא מתועדים במערכת הממוחשבת.

6. חוסר סדר מהותי בניהול דוחות הפיקוח שהופקו על ידי המועצה, משנת 2017 ועד למועד הביקורת בחודש 6/2020.

7. כל פקח מנהל קבצי אקסל אישיים של דוחות הפיקוח שאותו פקח ניפק. המדובר בקבצי אקסל נפרדים, לכל פקח, לכל

שנה ולכל סוג של דוח.

8. מצאתי כ- 15 אקסלים שונים לניהול הפיקוח, אף אחד לא מדבר עם כלום, את תמונה מלאה.

9. בניתי בסיס נתונים בסיסי על מנת לנהל את האירוע ולהבין מה קורה.

10. למועד הביקורת בחודש 6/20, אין בסיס נתונים אחוד שמכיל את כל דוחות הפיקוח של המועצה שנדרש לטפל בהם

(חייבים שלא שילמו, ערעורים, בקשות להישפט וכד').

11. 724 רשומות המוזנות באקסלים השונים של פקחיות המועצה חופפות לרשומות במערכת הפיקוח הממוחשבת של

המועצה, ואילו 1,157 רשומות אחרות באותם אקסלים לא חופפות ולא נמצאות במערכת הפיקוח של המועצה

12. מספרי דוחות זהים לדוחות פיקוח שונים, שנופקו על ידי פקחים שונים ובתקופותשונות.

13. מספרי דוחות הפיקוח אינם בסדר רץ.

14. מקרים רבים בהם לתאריכים כרונולוגיים מאוחרים יותר, משויך דוח פיקוח עם מספר דוח סידורי נמוך יותר

2

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

15. בתקופה של כשנה (מחודש 7/19 ועד 18.6.20) רק ערעור אחד בלבד בנושא דוחות חניה (מתוך 148 ערעורים בנושא דוחות

חניה המוזנים במ ערכת הפיקוח) - נענה על ידי המועצה.

16. התחילו לטפל באופן מואץ מועצה בנושא ערעורים לדוחות פיקוח רק לאחר תחילת הביקורת (מוצגת סכמה בנדון).

17. מקרים רבים של ערעורים שהוגשו למועצה מתושבים ומקבלי דוחות פיקוח- שלא נענו על ידי המועצה במשך חודשים

רבים. בחלקם מעל לשנה וחצי המתנה - ללא קבלת החלטה בערעור שהוגש למועצה.

18. מקרים בהם הנתונים המוזנים במערכת הפיקוח לא הגיוניים

19. למרות שהתובע המועצתי קיבל החלטות אודות "הסבת" דוחות פיקוח (שינוי שם מקבל דוחות חניה- ה"הסבה" לא

בוצעה בפועל.

20. מקרים רבים, בהיקפים כספים משמעותיים, בהם דוחות פיקוח לא משולמים זמן רב, אין ערעור, וגם אין תשלום של

הנישום מקבל הדוח. התעלמות מדוחות הפיקוח של המועצה.

21. מקרים בהם מקבלי דוחות מבקשים להישפט- מבלי שמבוצע טיפול בבקשות להישפט אלה ומבלי שהמבקשים מוזמנים

לדיון משפטי.

22. מקרים של פניות ממקבלי דוחות/תושבים המבקשים לקבל סטאטוס אודות הערעור שהגישו - והפניות לא מקבלות

מענה במשך חודשים רבים.

23. מכתבי התשובה של התובע, למועד הביקורת, לא נשלחים למערערים. הנ"ל לאור העובדה, כי ההתקשרות עם חברת

מיתר המפתחת את מערכת הפיקוח הממוחשבת, לא כוללת גם הדפסת מכתבי תשובות לערעורים ואין תקציב להרחיב

את השירותים.

24. מקרים בהם במערכת הפיקוח הממוחשבת אין כלל תיעוד לערעורים שהתקבלו בגין דוחות פיקוח שנופקו "ממסופונים

ומוזנים במערכת הממוחשבת - ושזה עתה התובע קבע החלטה בעניינם.

25. מקרים, בהם התובע נותן עדיפות טיפול ומענה לערעורים שהתקבלו במש רדי המועצה לאחרונה - על פני ערעורים

שהתקבלו במשרדי המועצה לפני חודשים רבים.

26. דוחות הפיקוח של המועצה בנושא כלבים נופקו באופן אוטומטי, ללא בדיקה, תוך הסתמכות על דוח ישן ממחלקת

הווטרינריה, הכולל נתונים לא עדכניים וללא ירידה לשטח. הדוחות נופקו ללא מתן התראה לתושבים וללא בדיקה.

27. לפקחיות המועצה אין הרשאה כלל למערכת הפיקוח של המועצה. אף לא לצפייה. כתוצאה, הפקחיות לא יכולות לצפות

ו/או לנהל מעקב אחר דוחות הפיקוח שניפקו.

28. מערכת הפיקוח הממוחשבת של המועצה- לא מאפשרת להגיש "בקשה להישפט" באופן ממוחשב.

29. אין במועצה נהלי עבודה, כתובים, המסדירים את אופן הטיפול והתיעוד בדוחות פיקוח בכלל ובנושאי ערעורים ואכיפה

בפרט.

30. שינויים רבים ותכופים בזהות מנהל מחלקת רישוי עסקים ופיקוח ובכלל זה, תקופות ארוכות ללא מנהל מחלקה כלל-

לתחום כל כך מהותי בפעילות המועצה.

31. שינויים רבים ותכופים בזהות התובע של המועצה המועסק באמצעות היועצ"מ, ובכלל זה, תקופות ארוכות ללא מינוי

תובע מטעם המועצה - לתחום כל כך מהותי.

32. על מנת לטפל ב"צוואר הבקבוק" שנוצר כתוצאה מתקופות קודמות בהם לא היה מינוי של תובע, הוחלט לאשר הגדלת

היקף ההתקשרות עם היועצ"מ בשיעור של 25% ובסך 72,000 ₪ בתוספת מע"מ. לא נמצא אישור מועצה להחלטת אישור

הגדלת היקף ההתקשרות.

▪ מזכיר המועצה דדי דהן הציג במהלך הדיון, כדלקמן:

1. מדובר בדוח ביקורת חשוב ומהותי שהיווה תוכנית ביקורת למנהלת הפיקוח החדשה במועצה

3

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

2. זוהי דוגמה טובה לסנרגייה בין הביקורת לבעלי התפקידים במועצה שהביאה לשיפור מהותי.

3. המצבהיום השתפר באופן מהותי.

4. עד לחודש 1/21 אנילא הייתי אחראי על תחום הפיקוח.

5. נעשה עדכון של חוק עזר איכות סביבה- מבטל הרבה חוקי עזר קיימים - נחתם על ידי השרה, שלב לקראת פרסום

ברשומות.

6. גם היום אין תובע מאושר למועצה. הנושא נמצא באישורים אחרונים.

7. בחודש הראשון שהיועץ המשפטי הועסק במועצה היה עוד התובע הקודם ושולם לו מלוא סכום התמורה. החל מהחודש

השני הופחת לו השכר בגין העדר תובע (ניסה להתקשר עם התובע הקודם ולא הצליח). לאחר מכן חזרו לשלם את מלוא

התמורה, שכן היועצ"מ מקדם ונותן שירותים למועצה כתובע, עובד גם על הערעורים - מבצע עבודה בפועל, עוד לא יכול

לשלוח מכתבים לתושבים כי עדיין אין לו אישור.

▪ מנהלת מחלקת פיקוח מזל גאן הציג ה במהלך הדיון, כדלקמן:

1. מזלמציגה שאין הרבה כספים אבודים.

2. מערכת הגביה עדיין בתהליך הטמעה.

3. אין תובע. צריך להיות מאושר על ידי משרד הפנים (יועמ"ש של הממשלה) - הערכה שיגיע בקרוב (נשלח לאישור במרץ).

4. נושא הערעורים והבקשות להישפט תקועים גם כיום.

5. התובע מטעםהיועמ"ש שביקשו למנות, כבר עבר על תיקי הערעורים, ברגע שיאושר – ישוגרו ההחלטות.

6. נמצאים בתהליכים מול משרד התחבורה ומשרד הפנים לקבל פרטים של אנשים ומספרי רכב לטובת גביית חובות -

בתהליך מתקדם מאוד.

7. כל הדו"חות מאז ומעולם נכנסו למערכתהפיקוח (על סמך פנקסי הדו"חות ולא על סמך האקסלים) - אין יותר אקסלים.

8. סטאטוס דוחות

o דו"חות פתוחים (עד סוף 2020 )- ללא התיישנות: דו"חות לגביה 531. דו"חות חניה 1227.

o דו"חות פתוחים 2021): דו"חות לגביה 119. דו"חות חניה 459 .

9. הוצגתרשים זרימה ושיטת עבודה היום:

o הפקחיות מפוזרות בכל האירועים.

o בבוקר עושות סיור לאיתור פסולת.

o אח"כ חניות.

o במקביל פניות מוקד, בעדיפות גבוהה.

o יש גם את הכלבים- סיור בוקר מוקדם עם הלוכד, גם סיורי ערב.

▪ התקיים דיון בוועדה:

1. הפיקוח היום כפוף למזכיר המועצה. לא תמיד היה כך.

2. היום יש 2 פקחיות, שתיהן משרה מלאה, היתה כוונה להגדיל, היה מכרז, היה פרסום, מישהו שהתקבל, חזר בו ביום

הראשון להתחלת העבודה.

3. לשתי הפקחיות יש רישוי להכל, כולל קורונה

4

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

4. עבודת רישוי עסקים מבוצע רק ע"י מזל.

5. דדי אומר שיש כוונה לשקוללגייס פקח נוסף.

6. אווירת העבודה בצוות הפיקוח היא מאוד טובה

7. אבי: היתה תקופה שלא נתנו אזהרה לפני דו"ח - מזל אומרת שיש התראה לפני דו"ח על גיזום גדרות חיות.

8. אבי מבקש שבפניות תושבים שיהיה מענה מהיר, לפחות לתושבים

9. מזל אומרת שהדיווח למוקד מאוד חשוב- הוא יעיל יותר, כל הגורמים מקבלים את הפניה אונליין.

10. זמני תגובה: כל נושא הדו"חות ישהגדרות בחוק לזמנים ומועדי תגובה. אסור למועצה להתערב בעבודת התובע. גם אם

אין תובע, העסק ממשיך להתנהל רק בלי משלוח מכתבים למערערים.

11. מזל אומרת שמה שחסר לה עכשיו זה רק התובע.

12. נושאכריתת עצים – לא בתחום הפקחיות. יש פקיד היערות שזה תפקידו לאשר כריתת עצים.

החלטות:

1. דוח הביקורת, הממצאים והמלצות מבקר המועצה מקובלים ומאושרים

2. מבקשים לבצע בדיקה מקיפה באם יש חובות אבודים - דו"חות של התיישנות

3. ישלהציג לוועדה יישום המלצות של המלצות מבקר המועצה.

4. ישלהגדיר לוחות זמנים לביצוע.

בברכה,

אבי אליהו – יו"ר ועדת ביקורת.

סיגל שמבירו זהבי - חברת הוועדה.

עינת קדרון – חברת הוועדה.

1

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

פרוטוקול ועדת ביקורת מועצה מקומית תל- מונד

מיום 2021/8/9

נוכחים:

אבי אליהו - יו"ר ועדת ביקורת

עינת קדרון - חברת ועדת ביקורת

רו"ח יובל אהרוני - מבקר המועצה

דדי דהן - מזכיר המועצה

אילן הדס - מנהל מחלקת חינוך

חסרים:

סיגל שמבירו זהבי - חברת ועדת ביקורת

ישיבה זו עסקה בפרק השלישי בדוח מבקר המועצה לשנת 2020 בנושא ניהולכספי עצמי של בתי הספר.

מהלך הדיון:

▪ מבקר המועצה רו"ח אהרוני הציגבמהלך הדיון את עיקרי הממצאים בדוח הביקורת בנושא ניהול כספי עצמי בבתי ספר,

כדלקמן:

1. הדו"ח בוצע בשנת 2020 .

2. נמצאוהמחאות חתומות "בלאנקו" - ללא ציון פרטים על גבי ההמחאות.

3. מקרים בהם שיקים שהתקבלו מהורים ללא הגבלת סחירות (ללא שרטוט "קרוס" וכיתוב "למוטב בלבד"), בניגוד

להנחיות.

4. גביית תרומות באופן לא נאות

5. גביה עודפת מהורים בגין סעיפים אסורים

6. לא נהגו להחזיר את היתרותהכספיות שנותרו בסוף שנת לימודים להורי התלמידים, בניגוד לנדרש בחוזר מנכ"ל משרד

החינוך.

7. אין תיעוד כי מתבצעות ספירת שיקים בקופה אחת לחודש, כנדרש בנהלי המועצה.

8. ליקויים בניהול המחאות עם תאריך פרעון עתידי

9. ליקויים במערך ניהול חשבונות בנק בבתי ספר

10. ליקויים בנושאהתאמות בנק.

11. בתי ספר בהםנציג ועד ההורים אינו מורשה חתימה בחשבון, כפי שנקבע בחוזר מנכ"ל משרד החינוך.

12. לא הועבר לבתי הספר כל מסמך המפרט את גובה העמלות שסוכמו בין המועצה לבנק, בניגוד לאמור בנהלי המועצה

בפועל, בתי הספר משלמים את התעריף המלא של עמלות הבנק, ובאופן גבוה משמעותי מרשויות אחרות.

13. לא מבוצעת הדרכה אחת לתקופה בנושא ניהול מערך הכספים בבתי הספר.

14. מנהלי בתי הספר (למעט בי"ס "שלנו") אינם צופים באופן שוטף ותדיר בתנועות חשבונות הבנק של בית הספר באתר

האינטרנט.

2

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

15. בתי הספר היסודיים אינם נוהגים להכין תקציב שנתי, לא מנהלים מעקב תקציב מול ביצוע וברור שלא שולחים את

המסמך שלא קיים למנהל מחלקת החינוך, בניגוד לנהלים.

16. כספי בית הספר "נוף ילדותמימנו מזה שנים רבות את עלות החשמל והמים של המבנים בשימוש קבלן הביצוע של

החברה הכלכלית.

17. ליקויים בניהול קופות קטנות בבתי הספר, כוללפיצול חשבוניות פיקטיבי, על מנת, להציג מצג שווא שלא בוצעו רכישות

מעל התקרה המותרת.

18. ליקויים בנושא הנחות ומלגות

19. ליקויים בתחום תקציב ניהול עצמי מהמועצה

20. בתי ספר שאינם מקפידים לבצע גיבוי יומי למערכת הכספים כנדרש בהנחיות

21. לא מבצעים ולא משווקים- השכרות של מתחמים/כיתות בבית הספר לצד ג' - במטרה להשיא את האפשרויות הכספיות,

להגדיל את הכנסות בתי הספר ולמצות עד תום את האפשרויות שהניהול העצמי מקנה לבתי הספר.

22. בנושא זה, המועצה לא פרסמה ולא הגדירה מדיניות בנושא השכרת כיתות/מבנים/מגרשי ספורט של בית הספר לצד ג

ניתנת בלעדיות למתנ"ס.

23. בפועל, עלות השימוש של המתנ"ס במבני ותשתיות בתי הספר להפעלת חוגים פרטיים, צהרונים וקייטנות- ממומנת

מכספי בית הספר. כתוצאה: משאבים פדגוגיים וכספי בית הספר מועברים באופן עקיף לשימוש המתנ"ס.

24. המועצה המקומית קבעה את סל התלמיד לבתי הספר ב - 3 בתיספר יסודיים (מתוך 4) בסך 577 ₪- הנמוך במעט

מהסכום המינימלי שנקבע על ידי משרד החינוך (578.35 ,)₪

▪ מנהל מחלקת חינוך הציג במהלך הדיון, כדלקמן:

1. מנהל מח' חינוךאילן הדס מציג, כי מרגע שהדוח התקבל, הוא התחיל תהליך של יישום ההמלצות ונשכר משרד רו"ח

שילווה את התהליכים החשבונאים הנדרשים.

2. מחלקת חינוך, הגזברות ומנהלות בתי הספרביצעו פעולות רבות מהותיות לתקן את הליקויים, כבר לאחר שהוצגה

טיוטת הדוח ע"י מבקר המועצה.

3. בוצע תהליך עם כל המנהלות ובסופו יצא מסמך מסכםשל מעקב אחר יישום ההמלצות (מצ"ב לדו"ח מבקר המועצה

השנתי בעמוד 319 .)

החלטות

1. חובה לבצע התאמות בנק

2. מומלץ להפקיד בבנק מיידית את כל הצ'יקים המתקבלים ולא לשמור בבית הספר

3. אין לבצע גביית כספים מהורים מעל הסכום שמתיר חוזר מנכ"ל. יש לוודא שגם גופיםהנסמכים על שולחנו של בית הספר,

כגון ועד הורים, אינם מבצעים גבייה שאינה חוקית.

4. מומלץ לבדוק את עמלות הבנקים ועמלות סליקת כרטיסי האשראי ולבצע מו"מ להוזלת עלויות אלו

5. יש לבצע הדרכה שנתית לכול העוסקים בנושא כספים בבתי הספר ולרענן את ההנחיות והכללים בפניהם. מומלץ להחתים

את הצוותים על דף הנחיות מרוכז לאחר ההדרכה.

6. יש להוציא מכתב דרישת תשלום לקבלן שעבד בנוף ילדות ובמשך תקופה ארוכה השתמש בחשמל על חשבון בית הספר

7. יש לעדכן את הנוהל בנושא כספים ו להחתים את כל המנהלות על הנוהל

8. יש להגדיר נוהל אחיד לשימוש בקופה קטנה בבתי הספר ולהחיל מדיניות זו בכלל בתי הספר במיידי.

3

טל 09-7774100 / רחוב הדקל 52 / כתובת מיילmoked@tel-mond.muni.il

המועצה המקומית תל-מונד

9. יש לוודא שכול המנהלות מכירות את נושא המלגות לתלמידים ומגישות בקשות במועד למשרד החינוך כמו כן, באחריות

מנהל מחלקת החינוך לוודא כי מתבצעות הגשות מלגות אלה בהתאם ליעד שנתי שהציבה המועצה.

10. יש לקיים הליך שלגיבוש מדיניות של הרשות המקומית לעניין מערכת היחסים מועצה - בתי הספר - מתנ"ס.

11. יש להתחיל בתהליךהדרגתי להעלאת סל התלמיד מתוך תקציבי המועצה השוטפים.

12. דו"חות כספיים שנתיים של כלל בתי הספר יוכנו בסוף כל שנה ויוצגו בוועדת החינוך, וככל שידרש גם במליאת המועצה.

13. יש להציג לוועדת הביקורת יישום המלצות של דוח מבקר המועצה.

14. ישלהגדיר לוחות זמנים לביצוע ההמלצות.

בברכה,

אבי אליהו – יו"ר ועדת ביקורת.

סיגל שמבירו זהבי - חברת הוועדה.

עינת קדרון – חברת הוועדה.