פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 2020
000
פרוטוקול ועדה לענייני ביקורת
ישיבת הועדה בוצעה באמצעות הזום.
נוכחים: משה לבן ר\ן- יוייר
יעקב בן סימון
נחמיה עזרא
ירון נתנאל
ליאת רותס מבקרת המועצה
דו''ח בנושא רישוי עסקים:
תחוס רישוי עסקיס משקף את חובת המועצה לשמירה על דיני התכנון והבניה, מניעת
מטרדים ומפגעיס סביבתיים , ופיקות על שלוס הציבור.
חוק רישוי עסקיס מסמיך את ראש הרשות המקומית כראש רשות רישוי ומתוקף תפקידו
הוא נדרש לחתוס על רישיונות עסק.
הביקורת בחנה את תהליכי העבודה ולהלן הממצאים העיקריים:
4
הרשות מבצעת העברת דוחות מקוונים למשרד הפנים כנדרש לרבות ציון מספר
ביקורות שנעשו והגורס המונע רישוי.
בבדיקת ההכשרות הנדרשות מפקיד הרישוי-נמצאה השכלה מתאימה ותעודת
תברואן מוסמך- הנייל עומד בדרישות ההשכלה הקבועות בחוזר מנכייל- תקין.
מחלקת רישוי עסקים ומחלקת גביה כל אחת בנפרד מקושרת למחלקת הנדסה
ומקבלת נתוניס ממנה וכן באופן עצמאי. אופן הרישוס הממוחשב במחלקת רישוי
עסקים ובמחלת הגביה הינו שונה ומקשה על התמצאות הצדדיס אחד בנתוניו של
השני. התוכנות שונות ואינן מסונכרנות. יש לסנכרן בין שלוש הפונקציות על מנת
לקבל תמונה מלאה.
תוכנת המחשב מכילה נתוניס רבים ומתעדכנת באופן סדיר, אך היא אינה מכילה
סריקות למסמכים המוגשיס מעת לעת אלא אך ורק דיווח על קבלתן.
מסמכי המקור מצויים אך ורק בתיק הידני ואין להם גיבוי בתיק הממוחשב.
מומלא לסרוק את כלל המסמכים גם לתיק הממוחשב וליצור גיבוי.
6. לא נמצא נוהל המגדיר את עבודת המחלקה הפנימית וכן את אופן ישוס הוראות
החוק עבור שורת תהליכים אלו. לדוגמא- קבלת בקשה לרישיון עסק-ימי טיפול
/פגישה/העברה להנדסה וכלוצייב , בדיקת הטפסים ומתן הנחיות להמשך ההליך/
סיווג העסק, פתיחת תיק ועדכון התוכנה, טפסים למילוי ולאורך הזמן גס ביקורת
עסקים.
7. המידע רב ולא מסודר- עומס מידע שאינו מחולק ומסודר גורס לקשיי התמצאות
ואי מציאת המידע המבוקש.
8 נמצאה תכנית עבודה שנתית אך היא אינה מפורטת דיה, ואינה קובעת יעדים
ומטרות מדידים וצפי לשינוי.
9 מליאת המועצה אינה מקבלת דיווח שנתי על פעילות המחלקה- מומל\ לשלב
בדיווחיס השנתיים.
0. מנתוני משרד הפניס לשנת 2017 עולה כי אחוז העסקים הפועלים ללא רישיון
בממוצע הארצי עומד על 27% . במחוז דרוס ,שהינו הרביעי בגודלו במספר
העסקים, עומד אחוז העסקים ללא רישיון על 22% - הנמוך ביותר בכל האר>. כפי
שניתן לראות בדיווח למשרד הפנים,
במועצה האזורית יואב עומד אחוז העסקים ללא רישיון על 21%
1 . המועצה עורכת שימועיס במקרים מסוימים וכן פועלת בצורה מצומצמת
באמצעות התובע העירוני. פעילות המועצה, ככל שישנה, אינה יוצרת הרתעה
לתושבים . יש לשקול העסקת פקח ואף שימוש בקנסות.
2. תוצאות מדגם:
א. נמצא כי מנהל הרישוי הת*יחס לנתוניס המופיעים בתכנית העסק כטופס
בקשה. ווהג זה פטק וכעת יש חובה להגיש טופט 2 כחוק.
ב. בבדיקה מול מחלקת הגביה נמצא כי אין כרטיס רישוי עסקיס לפי שם
המשלם. באופן וּה, לא ניתן לדעת מי שילס אגרה כדין.
דו''ח תלונות הציבור לשנת 2019
בשנת 2019 נתקבלו 46 תלונות במועצה. מרביתס באמצעות הדואר האלקטרוני.
כאשר 14 מתוכם הגיעו לשולחן מבקרת המועצה.
ממצאיסם מיוחדיס
1. כמות התלונות למחלקות ירדה ב 14% יחסית לשנה הקודמת.
במחלקת הנדסה נרשמה הירידה המשמעותית ביותר במספר
התלונות לאורך השנים. 26 לפישתייס, 16% שח שעברת
2 תוצאות בירור התלונות
| מוצדק
9 כ-41%
| לא מוצדק מוצדק חלקית סהייכ
|
6 7% -3 52% - 4
בראשית שנת 2019 החליפה המועצה במכרז ספק מענח טלפוני ועברה
ממוקד ייקישורית יי למוקד יגלבוע און ליין" שירותי מענה טלפוני אנושי,
מהיר. השירות נותן מענה לשיחות חוץ בלבד 24 שעות ביממח
במהלך הביקורת, נבתנו תעריפי השיחה והתשלום בגינס- נמצא תקין.
יצוין בי בממוצע חסכה המועצה כ7,500 ₪ לשנה כתוצאה מהחלפת הספק.
נכון להיום (לוני)- המועצה בהליכי מימוש התקשרות עס חברת א.ש בינה
אשר זכו במכרו להפעלת מוקד 106. הדרכות נקבעו וצפויות להתחיל.
בשל שינוייס בספק המפעיל של המוקד, לא נרשמות שיחות ללא פרטים
מזּהים של הפונה ודרכי התקשרות עמו. לאור זאת, ירד משמעותית מטפר
הפניות השנתל.
בשל שינוייס בספק המפעיל של המוקד, לא נרשמות שיחות ללא פרטים
מזהים של הפונה ודרכי התקשרות עמו. לאור זאת, ירד משמעותית מספר
הפניות השנתל.
כתוצאה מהאמור לעיל, לאור ירידת היקף השיחות, חזר המתנייס ותפ
נתח נכבד בכמות הפניות. יצוין, כי לא נמצאו תלונות בדבר חוסר מענה או
אי טיפול בנשוא הפניה (כבשנים עברו).
חברי הוועדה הביעו את דעתס על מס! נושאים שאועלו וקיבלו מענה משביע רצון מפי
המבקרת .
כמו-כן למותר לציין שחברי הוועדה מקבליס ומברכים את עבודתה הברוכה , הנאמנה
והעינינית של המבקרת ללא כחל וסרק -
משה לב -רן זועדה