פרוטוקול הנהלה וכספים מס' 6

מועצה אזורית הגלבוע

לשכת ראש המועצה

יום חמישי ח' תשרי תשעייה

2 אוקטובר 2014

לבב'

חברי וועדת הנהלה וכספים המועצה .

שלום רב ,

הנדון : תיקון פרוטוקול וועדת הנהלה וכספים 6/14 מיום 28.8.14

בהמשך להערות מבקר המועצה, מר אייל פייגנבאום והערות יוייר הוועדה לענייני ביקורת, מר דני פלג לפרוטוקול וועדת הנהלה

וכספים 6/14 מיוס 28.8.14 הריני להעביר אליכם את דפי הפרוטוקול שתוקנו. התיקונים מסומנים באדום.

לנוחיותכס מצייב דפי הפרוטוקול המתוקנים : עמי 2,3,4,5 בפרוטוקול המקורי.

נא צרפו הדפים המתוקניס לפרוטוקול כחלק בלתי נפרד ממנו.

בברכת שנה וחתימה טובה וחג שמח ,

== 2 אלונה סדן- שאול

2 2 הלטס

תעתקים :

הגבי אילנה חייט = מזכיר המועצה

מר גיואד וועבי - גובר המועצה

מר אייל פייגנבאוס = מבקר המועצה

מר דני פלג -- חבר המליאה ויוייר הוועדה לענייני ביקורת

עוייד אילן מירון- יועץ משפטי

מר ברוך אולשק -- אח' אתר אינטרנט מועצה

תיק וועדת הנהלה וכספים 6/14

|ו.סָזס. הססווחָהּח ₪ עח 8:08ז-6 כו |ו.חַזס. 8 סטווסָפת.אוצאר

מועצה אזורית הגלבוע, ד.נ. גלכוע 18120 מוקד אזורי 109, טל. 04-6533200, פקט. 04-6581451

מודים 2,3,4,5 בפרוטוי

נושא מס' 2 לסדר

היוס :

הצגת דוחות ביקורת

מבקר המועצה לשנים

2, 2013 והמלצות

הוועדה לענייני

ביקורת.

|

מוועצה אזורית הגלבוע

לשכת ראש המועצה

המקור 8/14 :

- | דני פלג, יו'יר הוועדה לענייני ביקורת מציג את הדוחות והמלצות הוועדה לענייני ביקורת -

דגשים לדברי יוייר הוועדה לענייני ביקורת :

* מברך על קיומה של ישיבה זו.

* בשל הבחירות לראשות המועצה נדחה הדיון בדוחות המבקר לשנת 2012 עד גיבושה של ועדה חדשה

לענייני ביקורת, עפ''י חוו''ד היועץ המשפטי למועצה.

= היום, לאחר תוס דיוניה של הוועדה לענייני ביקורת וגיבוש המלצותיה, מובאיס דוחות מבקר המועצה

לשנים 2012, 2013 בפני וועדת הנהלה וכספים ואלה יוצגו גס בפני המליאה, המתכנסת מיד לאחר

ישיבה זו. חשוב שיש ממצאים והמלצות והכי חשוב זה לטפל לתיקון הממצאיס.

= דוחות הביקורת לשנת 2013 עוסקים בתחומיט מגווניס של ההיערכות למצבי חירום ובנושאים

אקטואליים , לאחר שמבצע ייצוק איתן'י הציף את מרכזיותן של הרשויות המקומיות בהיערכות

לחירום.

+ מציין כי לאורך כל עריכת הדוחות עצמם עייי מבקר המועצה, המועצה כבר פעלה תוך כדי הצפת

הדבריס לתיקון ושיפור הממצאים, כשהוועדה ליוותה גם היא את עריכת הדוחות.

= הוועדה לענייני ביקורת עוסקת גס בבדיקת דוחות מבקר משרד הפנים לשנת 2012 ומקווה לקבל בתוך

ומן קצר ממבקר משרד הפנים גם את הדוייח לשנת 2013. בתום דיוני הוועדה, יובאו גס דוחות אלה

בפני חברי המליאה בהליך דומה. מקווה כי העבודה בדוחות אלה תסתייס בתוך כחודשיים.

* אף אחד לא אוהב ביקורת אך היא חיונית לשיפור העבודה של כל ארגון ומערכת,

| הערת ראש המועצת \

לא מסכים להערת יוייר הוועדה לענייני ביקורת שאף אחד לא אוהב ביקורת. המועצה עברה שנים רכות לא

פשוטות בכל הקשור להתנהלות ביקורת פנים, שבעטיין ניתן היה להתרשס שהמועצה לא אוהבת ולא רוצה

ביקורת, אך כדאי להזכיר כי כשבחרנו להעסיק מבקרת, זה היה בתקופה שהמועצות האזוריות לא חויבו

בחוק להעסיק מבקר, אך רצינו בביקורת פניס כי האמנו שיש בידה להציף דברים ולסייע לנו לשפר את

עבודתנו. אך מאחר ומבקרת המועצה פעלה מרגע קליטתה במועצה באופן מגמתי מובהק הצטיירה תמונה

כזו.

מרגע קליטתו של מבקר המועצה, אייל פייגנבאום הודעתי לו שיקבל את מלוא הסיוע הנדרש לעבודתו וכי

לא אני ולא אף גודם במועצה יתערב בעבודתו וכך נהגנו כל העת. בחירת הנושא לביקורת הוא חלק מאופן

חשיבתו של אייל ודרכו לברור על מה לשים דגש, מה נכון ומה לא נכון. אציין כי אייל מנהל בדקדקנות את

כל תהליכי הביקורת כולל הצמדות ללוחות הזמניס המחייביס בחוק. את הדיון בדוחות הביקורת לשנת

2 ביקשתי מאייל לדחות לאחר הבחירות לנוכח החשש כי הדיון בהם יהיה בעל גוון פוליטי ולא ענייני.

| סזס. טוח ₪ עֶח08:!ו8ח-₪ םי || חזס. הסטווסהח.ש\

מועצה אזורית הגלבוע, ד.נ. ג'בוע 18120 וקד אזורי 109, טל. 04-6583200, פקס. 04-6581451

מועצה אזורית הגלבוע

לשכת ראש המועצה

אני שמח שבסופו של דבר דחינו את הדיון בהבנה ובהסכמה ומעבר לזה, יש לי רק מילים טובות.

קיבלנו את דוחות הביקורת ולמדנו אותם. יש בהם דברים לא פשוטים, הערות והארות שנאמץ במלואן

ונבצע עבודה מקיפה על מנת לתקנם, כי זהו ייעודה של ביקורת = להציף דברים ולסייע בידינו לתפקד טוב

יותר.

מברך על עבודתו המקיפה והאחראית של המבקר.

המשד דגשים לדברי יוייר הוועדה לעמייני ביקורת :

* חלק מהמלצות המבקר כבר תוקנו או בהליך תיקון עייי בוותי העבודה, שהחלו לעבוד על הדבריס כבר

במהלך עריכת הדו'יח, לנוכח חשיבות הממצאים ותקפותם. צוותי המועצה לא חיכו לרגע הזה ובמהלך

השנתיים, כל הצמן במעגלים כאלה ואחריס נעשה בהם טיפול. חלק מההמלצות שאגיד עכשיו, כבר

טופל ובוצע וחלק בביצוע ובטיפול.

= דוחות ביקורת 2012 עוסקים בין השאו בביטוח ובטיחות מוסדות חינוך, מגרשי ספורט ומתקני

שעשועים. בכל הנוגע לביטוח, שהוא נושא מורכב בפני עצמו, יש לערוך רביזיה גדולה במועצה.

* | חלק גדול מהביקורת על בטיחות מתקנים ומוסדות חינוך, אייל ביקר במקומות בעצמו, בדק את

הדברים ונפגש עס אנשי מקצוע. את בטיחות מתקני הספורט ומתקני השעשועים, החליט לערוך לאחר

תאונה שאירעה בחצר בי'יטי בתל אביב בה נער נהרג כשנפל עליו מתקן סל במגרש.

* אציג את הנושאים וההמלצות העיקריות :

דו''ח ביקורת לשנת 2012 +

מקריא המלצות עיקריות מדוייח מבקר המועצה לשנת 2012 בנושא ביטות :

1. קביעת נוהלי עבודה בתחוט לנהליסם ולעובדים במועצה.

2 עריכת סקר נכסים מעודכן , למבניס הציבורייס במועצה.

3 עדכון ושליטה באמצעות מערכת המידע במועצה , על תביעות הביטות נגד ושל המועצה.

4. בפרויקטים תשתיתיים של המועצה המבוצעים על ידי קבלנים שזכו במכרו לביצוע :יש להשית

את האחריות (הסיכונים) לביטוח הפרויקט , לכל שלביו על הקבלנים המבצעים ובכיסוי שוויו

המצטבר של הפרויקט עד לסיומו. המוטב בפוליסות הביטות : המועצה,

ת\

תוכנת מעקב במועצה לצורך יישום ההמלצה הקודמת,

₪

קביעה ואיוש משרת אחראי ביטות ורכוש במועצה.

במקרה פגיעה במקלטים הציבוריים ,עקב הצפות הנובעות מאסון טבע (שיטפונות) ,יש להזמין

את שמאי חברת הביטוח , על מנת לבדוק הפעלת פוליסת הביטוח לשיקוס המקלטים,

₪2

מקריא המלצות עיקריות מדוייח מבקד המועצה לשנת 2012 בנושא בטיחות מוסדות חינוך +

!ו זס. 08פ!וָ3ח ₪ עח 18|1:08ה-6 ם ||.חזס. הסטווס .אי

מוועצה אזורית הגלבוע, ד.ג. גלבוע 20 181 מוקד אזורי 108, טל, 04-6533200, פקם. 04-6581451

מוועצה אזורית הג'בוע

לשכת ראש המועצה

1 המועצה האזורית צריכה לגבש נוהל מפורט לטיפול בנושא הבטיחות במוסדות החינוך

ברחבי המועצה.

מומלץ שמנהל חינוך יפעל ,בשיתוף מנהלי מוסדות החינוך, לגיבוש מדיניות הכוללת את כל הרכיבים.

2 על מנת שהנוהל יהי אפקטיבי יש להתייחס בכתיבתו להיבטים הבאים :

3 הגדרת סמכויות ואחריות בתחוס המקצועי ( בטיחות) , בתחוס הכספי, בתחוסם הטכני

ובתחום המנהלי.

4. הגדרת נושאי אחזקה / שיפוץ מסוימים כנושאי בטיחות, זאת על מנת שיזכו בעדיפות,

5. קביעת כתובת ברורה לכל פנייה, בנוגע למפגעי בטיחות. בנוסף יש להכין נוהל מסודר של

טיפול בפניות ובתלונות בנושא ולהקפיד על תיעוד ומעקב אחר טיפול בתלונות.

6. בקרה ומעקב על דיווחי טיפול ותיקון מפגעי בטיחות.

7 יש להנחות את הממונה על הבטיחות לבצע הערכות סיכוני בטיחות וסקריס.

8 על ראש מנהל חינוך לגבש תכנית ותקציב לטיפול בליקויי בטיחות בכלל וליקויי בטיחות אש

בפרט, בבתי הספר ובגני הילדים ולוודא ביצוע בדיקות תקופתיות.

9. יש להסיר לאלתר מכל מוסדות החינוך במועצה את כל מפגעי בטיחות בדרגה 1 המוגדרים

כמסכני חיים.

מקדיא המלקצות עיקריות מדוייח מבקר המועצה לשנת 2012 בנושא בטיחות במגדשי ספודט ומתקני

שעשועים :

1. על המועצה האזורית , לערוך סקר בטיחות והערכת סיכונים בכל מתקני הספורט הציבוריים,

ברחבי המועצה ולהסיר לאלתר מתקני סל וקט רגל בהסם קיימים ליקויים בטיחותיים מדרגה 1,

שהם ליקויי בטיחות מסכני חיים. יש לסגור לשימוש את אותס מגרשים .

2. על המועצה האזורית לגבש עס הוועדים המקומיים ביישובי המועצה, תכנית עבודה לתיקון כל

הליקויים הבטיחותיים , בכל מגרשי הספורט הציבוריים במועצה האזורית הגלבוע.

3. יש לקבוע בתוכנית עבודה נהליס לתחזוקה שוטפת ומונעת לכל מגרשי הספורט ביישובי המועצה

האזורית.

4. יש לקבוע כתובת ברורה לפניות ותלונות תושבים בנוגע לליקויי בטיחות במגרשי ספורט ברחבי

היישוביס במועצה האזורית.

‎ .5‏ יש לנהל מעקב ממוחשב ומסודר על הליקויים הבטיחותייס וסטאטוס הטיפול בהס. בכך תינתן

להנהלת המועצה אפשרות לבקרה בזמן אמת, על מצבם הבטיחותי של כל מתקני הספורט

הציבוריים , ברחבי היישוביס במועצה תאזורית הגלבוע.

6. יש לסגור לאלתר את כל גני השעשועיס והמשחקים, ברחבי היישובים במועצה האזורית שאינס

בעלי תקן מכון התקניס ואינס מתוחזקיס על ידי החברה המספקת שירותי תחזוקה לגני

שעשועים ומשחקים , עד להסמכתם על פי תקן הבטיחות המחייב.

|\.זס. ה סטוחח ₪ ע08:|ו8 רח-8 ו || הז ס. אספווחהח. או

מועצה אזורית הגלבוע, ד.נ. גלבוע 18120 מוקד אזורי 108, טל. 04-6538200, פקס. 04-6531451

מוועצה אזורית הגלבוע

לשכת ראש המועצה

- הוועדה לענייני ביקורת מאמצת את כל המלצות הדו''ח וממליצה למועצה לפעול על פיהן -

דגשים- לדוייח 2012 - מבקר המועצה, אייל פייגנבאום :

> נושא הביטוח כבד משקל ברמת סיכון כלכלי למועצה. במועצה מתבצעות עבודות פיתוח ותשתיות

במאות מיליוני ₪ מכספי המועצה, תקציבים ממשרדיס ממשלתיים ואיגוס תקציבים ממקורות

נוספים ובנוסף, ישנה החלטת מועצה מלפני כשנתיים להמשיך ולהשקיע בשנים הבאות עוד 500-600

מיליון ₪ בתשתיות ומבני ציבור. כך שאס היוס השווי הוא א בשניס הבאות שווי הנכסים יגדל עוד

הרבה יותר. מכאן הייתה חשיבות גדולה לבדוק כיצד מבטחת המועצה את נכטיה הציבוריים על מנת

להקטין את הסיכון.

נמצא כי סקר מבניס מעודכן אחרון שהעריך שווי מבניס לצורכי ביטוח נערך בשנת 2007. בחלקו מומן עייי

חברת הביטוח. לכן ההמלצה הייתה לערוך סקר נכסים חדש מעודכן.

על המועצה להעביר את הסיכון בביטוח, לקבלנים הזוכיס בכל מהלך הבניה עד גמר ביצוע הפרויקט,

ולהתייחס לזה כמו לערבות בנקאית, שהוא נותן למועצה על עצס הזכייה במכרו. וכן גם לתת את שווי

הפרויקט המעודכן. ככל שפרויקט נמשך יותר זמן, הסיכון גדול יותר בד בבד גם שוויו עולה. יש לחייב את

הקבלן להוצאת פוליסת ביטוח שתשפה את המועצה כמוטב ייחודי ושהקבלן יעביר אליו את הסיכון אם

יקרה משהו במהלך הבניה. לדוגמה, אולס ספורט בגן נר- התחיל בשלב א' בשווי של 5 מיליון ₪ והסתיים |

בכ- 20 מיליון ₪. לאורך כל התקופה המטרה היא שתהיה שליטה למועצה באמצעות מערכת כלים

ממוחשבת,

* בנושאים הקשוריס לבטיחות מוסדות חינוך, דרך הפעולה הטובה ביותר היא מניעה. לכן צריך שיהיו

נהליס מסודרים וברורים במינהל החינוך, שיהיו כפופיס לנהלי משרד החינוך, שיבצעו את כל

התיקונים במהלך חופשת הקיץ, שתהיה תכנית חומש מסודרת. חייב לציין כי בהחלט נעשתה עבודה

במועצה איך שהצפתי את הדברים, עוד בשנת 2012. במהלך כתיבת הדוייח התקיימו ישיבות במועצה,

אוגם תקציב להקמת מחלקת אחזקה, הוצאו תכניות עבודה, בוצעו עבודות ולקחו את הנושא הזה

מאוד ברצינות.

* בדיקת הנושא של בטיחות במגרשי ספורט העלתה סוגיה שקשורה גס ליישובים, ובעצם האחריות היא

משותפת. היות וזו מועצה אזורית, האחריות מתחלקת. מצד שני, המועצה בנתה גס חלק מן המגרשים

ביישובים ונשאלה השאלה- מי צריך לתחזק אותס ! ההמלצה כאן היא שאנחנו נתגייס ונדון עם

היישובים לגבי חלוקת האחריות בנושא של האחזקה. יחד עם זאת, יש לסגור מתקניס בהם קיימים

ליקויי בטיחות מסכני חיים. בצעתי סיור במתקני הספורט בכל היישובים בעצמי לראות כל מה

שאפשר לראות בעין, ואחר כך בוצע סיור מקצועי ונעשו בדיקות בטיחות מקצועיות. השינוי מאז

בהחלט ניכר. המועצה הרימה את הכפפה. החליפה סלים ושערים, שיקמה מגרשים וגס בנתה מגרשים

חדשים. הדוייח שימש מצע לתכנית עבודה על מנת שבעתיד נדע איך להתארגן גם מבחינת חלוקת

האחריות בין המועצה לישובים לגבי אחוקת ותחזוקת מתקניס, שלעיתים במועצות אזוריות נופל בין

וס 8 ספווס 8ח ₪ עח 38:|(הוח-8 ו ||.חזס. אספוחָאח וצצ

מוועצה אזורית הגלבוע, ד.נ. גלבוע 18120 מוקד אזורי 109, טל. 04-6533200, פקס. 04-6531451

מוועצה אזורית הגלבוע

לשכת ראש המועצה

הכיסאות.

דני פלג - מציין כי הוועדה לענייני ביקורת שעסקה בדוחות 2012 בשנה שעברה, התחלפה, וזה עוד דבר

שהשפיע. אנחנו כעוז עם וועדה לענייני ביקורת חדשה, שעסקה בדוחות 2013.

- | זמן שאלות לדוחות הביקורת של מבקר המועצה לשנת 2012 -

צבי שחר - יש כל כך הרבה חומר. קראתי את מרביתו והתרשמתי שיש המון ליקויים. מילה טובה לאייל.

עשית פה עבודה ענקית- לא רק בצד התיאורטי, אלא גם ירדת לשטח, היית עם האנשים הנוגעים בדבר

ובדקת בעצמך. איזה שיניים יש לנו לאכוף את הדבריס ולתחום לזמן את תיקון הליקויים !

דני פלג - זה לא דוייח ששכב עד עכשיו והיה על הנייר. זה דוייח שלאורך כל הכנתו עובדים ונפגשים

ומקדמים ובוצעו דברים. רק עכשיו נתן לי אייל נייר מהיוס שהוציא ראש המועצה. כתוב בו:''כאחריות כל

לאש מינהל זימון דרגי הניהול שבאחריותו הדלוונטייס לנושא לדעתו. בישיבה כל מנהל יציג היערכותו

לחירום ומשמעותיה. תבוצע אבחנה בין הסדרה של נושאים בטוות המידי לבין נושאים שיטופלו במסגרת

עבודה דב שנתית (תכנית חומש).* הדברים כל הזמן בעבודה.

אייל פייגנבאנס - בנוגע לתוואי החוקי, מבחינת החוק עבודת המבקר מעוגנת בחוק. המשמעות היא שהיום

מבקש יוייר הוועדה לענייני ביקורת מהמליאה לאשר את דוחות מבקר המועצה לשניס 2012, 2013. אציין

כי לגבי 2013 ההגשה של הדוחות מוקדמת מהמגבלה שמעוגנת בחוק, והיו צריכים להיות מוגשיס עד

4. צזה זיאמר לזכותו של ראש המועצה, שבגלל שראה את חשיבות הנושאים, בגלל הגישה הזאת של

לקבל את הנושאים הרלוונטיים, הס מובאים למליאה חודשיים לפני הזמן הקבוע בחוק לאישור. מיד

לאחר אישור המליאה יש המשך תהליך הקבוע בתוק ובו הקמת צוות לתיקון ליקויים בראשותה של מזכיר

המועצה ולוועדה זו מוקציס 90 יום לדון בכל המלצה והמלצה- לאשר, לקבל או לא לאשר. זה חוק

הביקורת,

אס ורד = עלית על הנקודה של אבחנה בין מה שבאחריות המועצה לבין מה שבאחריות היישוב. ב- 2012

כשהייתי יוייר הנהלה ברס און ביצענו סקר בטיחות, שכרנו מומחה בטיחות, שילמנו לו. כך גס נתקלנו

בשאלה, אס המתקנים שלנו או לא שלנו. יש כאן בעיה של התפר. הייתי מציע, גם במסגרת הזאת של

האוטונומיה הניהולית, שהמועצה תחליט לחייב את כל וועדי היישוביס לבצע סקרי בטיחות. יש פה הרבה

נקודות השקה וחפיפה. הייתי מציע אפילו שהמועצה תבצע אותם ותחייב בגין זה, וכך נדע שהנושא הזה

תפור.

ראש המועצה - הערתך במקומה. אין ספק כי המעבר למודל האוטונומיה הניהולית וחלוקת האחריות בין

המועצה לוועדים המקומיים, כפי שהבהרנו לדוגמה בחוברת סל השירותים, שקבעה שירותים שבאחריות

המועצה, מחייב אותנו, וראשית את ארז שטייו כמי שמרכז את העבודה על המודל, לתרגס את דוייח

הביקורת של מבקר המועצה העוסק במתקני ספורט ושעשועיט בתוך היישובים לחלוקת האחריות בין

הצדדים וקביעה מה הנושאיס שבאחריות המועצה ומה הנושאים שבאחריות הוועדים המקומיים.

ארמנד עמוס - לקבל במועצה רישיון להפעלת בריכת שחיה ובטיחותה זה תהליך כל כך קשה. נדרשנו

להביא אישורים מגופיס ומשרדים רבים כדי לקבל אישור בטיחות והפעלה, כך שאני בטוח שאס יישוב

במעצה מקבל אישור להפעלת בריכת שחייה, זה סימן שהיא עומדת בכל הסטנדרטים.

- | ראש המועצה מעיר כי סעיף 3 ירד מסדר היוס של הישיבה מפאת קוצר הזמן והצורך לעסוק

!וסוס 3!508ח ₪ עה 08:!ו6-8 ב !סוס הסטווף .אי

מועצה אזורית הגלכוע, ד.ג. כלכוע 18120 מוקד אזורי 109, טל, 04-6533200, פקס. 04-6581451

מועצה אזורית הגלבוע

לשכת ראש המועצה

בדוחות הביקורת וכן מאחר והנושא יועלה בישיבת המליאה המתקיימת מיד לאחר ישיבה זו

ויכלול רק סימון כיוון כללי לתקציב המועצה לשנת 2015 -

- | אין מתנגדים להצעת -

- המשך דיון בדוחות הביקורת -

המשץד דגשיס לדברי יו'ייר הוועדה לענייני ביקורת :

* דוחות הביקורת לשנת 2013 עוסקים במגוון תחומים, בהיערכות למצבי חירוס והחלו בדגש על נושא

רעידות אדמה, למוכח קרבת יישובי המועצה לקו השבר הסורי- אפריקאי. אולם נושא ההיערכות

למצבי חירום כולל מגוון רחב של נושאים נוספים כמו אסונות טבע ומצבי חירום ביטחוניים, שהועלו

בדוחות מבקר המועצה.

.סוס 9 עח 08:|והח-8 ם |!.סזס. הסטו\ספ ה א

מועצה אזוריח הגלבוע, ד.ב. גלבוע 18120 מוקד אזורי 109, טל, 04-6533200, פקס. 04-6581451