פרוטוקול ישיבת מליאה מס' 3

ט"ז בחשוון תשפ"ה

‏17 בנובמבר, 2024

פרוטוקול ישיבת מליאה שלא מן המניין

מתאריך ד' בחשוון תשפ"ה, 5.11.24

משתתפים:

עידו גרינבלום– ראש המועצה

חן וייסמן

שילה ויינברג

טל גת

אלה קהת

בן וולפה

אליק אלמוג

נאוה סבר

נגה אדלר יעקב

שמוליק שמחון

חסרים:

אביב עצמון

נועם שמעון

כרמית דיין

נוכחים:

ג'קי בן יקר – מ"מ מנכ"ל המועצה

סיון לוי – גזברית המועצה

עו"ד עודד רומאנו – היועץ המשפטי

יניב זימן- מבקר המועצה

ענת עוז- המחלקה לחינוך

על סדר היום:

דו"ח מבקר המועצה.

דו"ח כספי.

דו"ח מפורט.

הישיבה נפתחה בשעה 20:10

דו"ח מבקר המועצה.

מבקר המועצה:

מבקר המועצה ברשויות, מגיש דו"ח שנתי פעם בשנה לראש המועצה. הדו"ח מוגש לראש המועצה ולוועדה לענייני ביקורת עד ה-1/4 . לראש המועצה יש שלושה חודשים להגיב ולתת את ההתייחסויות שלו לדו"ח. לאחר מכן, הוועדה לענייני ביקורת מתכנסת ודנה בדו"ח עצמו ובהתייחסות של ראש המועצה ומציגה את סיכומיה והמלצותיה, ומביאה למליאה לאישור. בשלב הבא, ראש המועצה ממנה צוות תיקון ליקויים לתקן את הליקויים. אני יכול לומר שבהצגה הקודמת של הדו"ח, עוד באותה ישיבה שבה הדו"ח הוצג, יריב כבר הציג את רוב התיקונים ורוב ההמלצות כבר יושמו למעשה. הדו"ח של שנת 2023 עוסק בביקורת אחת ומעקב אחר תיקון ליקויים מדו"חות קודמים. ההתייחסות הכללית של ראש המועצה לדו"ח היא בסך הכל חיובית.

התחלתי לעבוד על הדו"ח בשנת 2022 בהתבסס על הנתונים הכספיים של 2021 כי שנת 2022 עדיין לא הייתה סגורה. אנחנו מדברים על משהו מלפני שלוש שנים אבל זה הקצב של דו"חות ביקורת ברשויות.

התקציב עמד על 15 מיליון ₪ וכלל כ-21% במימון המועצה. הדירקטוריון כולל 15 חברים. 6 נציגי מועצה, 6 נציגי ציבור, 3 נציגי החברה למתנ"סים.

תמצית הממצאים- באתר של רשת המתנ"סים לא היה קיים קישור לתקנון העמותה וכן קישור עבור תושבים שמעוניינים להצטרף לעמותה. הקישורים התווספו בעקבות הערות הביקורת. המועצה לא פעלה במועד על מנת להשלים את הארכת תוקף המינוי של נציגי הציבור מטעם המועצה בדירקטוריון רשת המתנ"סים. יועמ"ש המועצה בוחן בימים אלו בשנית את כשירותם של שני הנציגים, בהתאם לקורות החיים העדכניים וחוו"ד שכתב בעבר.

מסמכי יסוד של ניהול תקין של רשת המתנ"סים כגון: תקנון העמותה, פרוטוקולים של ישיבות דירקטוריון, רשימות חברי העמותה, תוצאות של הצבעות ועוד, לא גובו וחלקם אבד בעת סיום תפקידו של המנכ"ל הקודם. בעקבות הערת הביקורת, בוצע תהליך של גיבוי כל מסמכי היסוד של העמותה.

עד שנת, 2023 המועצה העבירה לרשת המתנ"סים כ-2.5 מיליון ₪ מידי שנה כתקציב לא "ייעודי" למרות שעל פי הנחיות חוזר מנכ"ל 2/2011 היה צריך להתייחס" לרשת המתנ"סים כאל גוף נתמך ולא כאל גוף מתוקצב. בתאריך 6.8.2023, נחתם הסכם שמגדיר את הפעילויות השוטפות של רשת המתנ"סים כמיזם שניתן לתקצוב, תחת התקשרות ללא מכרז שעומדת בתנאים הקבועים בסעיף 3(13) בתוספת הרביעית בצו המועצות המקומיות, תשי"א 1950. עם זאת, עדיין לא קיים מנגנון כולל לבקרה ופיקוח על עמידה בכל התנאים הדרושים. מומלץ לייצר מערכת בקרה ופיקוח שתבטיח כי ההתקשרות של המועצה עם רשת המתנ"סים עומדת בכל עת ובאופן שוטף, בכל התנאים הקבועים בסעיף 3(13) בתוספת הרביעית בצו המועצות המקומיות, תשי"א 1950 לצורך התקשרות ללא מכרז.

לרשת המתנ"סים אין נכסים משל עצמה, ולצורך הפעילויות שהיא מבצעת, היא משתמשת בנכסים ששייכים למועצה. נכון למועד הביקורת (מאי 2023), לא קיימים הסכמי שימוש כתובים בין המועצה לבין רשת המתנ"סים לגבי השימוש בנכסים. מומלץ שהמועצה ורשת המתנ"סים ינסחו ויחתמו על הסכמי שימוש עבור כל הנכסים של המועצה אשר בשימוש של רשת המתנ"סים.

ראש המועצה:

יש מקום שבו היו לנו חילוקי דעות שצריך לברר אותן בנוגע להתקשרות בפטור ממכרז על כל ההיבטים והאם באמת תקציב ייעודי ובלתי ייעודי וכמה מתוכו צריך להגדיר וכמה נשאר בלתי ייעודי, אם אני זוכר את המחלוקת. זה דורש גם התייחסות של היועץ המשפטי.

שמוליק שמחון:

קראתי, ראיתי. הוועדה לא התכנסה יותר מידי. אני חושב שהממצאים נכונים וצריך לטפל בהם, גם בנושא התקציבים וגם בנושא השימושים. צריך להסדיר את זה.

מ"מ מנכ"ל המועצה:

צריך לוודא שמתקנים את הליקויים.

מבקר המועצה:

מעקב אחרי ליקויים מדו"חות קודמים- רוב הליקויים בוצעו או שהם בתהליך. מה שטרם בוצע- הייתה המלצה בנושא הדרכות לעובדי המחלקה לשירותים חברתיים בנושא אבטחת מידע ושמירה על סודיות. בזמנו, כשבדקתי את הנושא, זה לא בוצע בצורה מלאה. הם תכננו לבצע את זה ואז פרצה המלחמה ומאז זה שוכב על השולחן. בנושא הקצאת מקומות חנייה אישיים לנכים- בסיס נתונים של מקומות החנייה, סקר תקינות החניות ותקפות הזכאויות חלקם בתהליך וחלקם דורשים עוד תקציב.

דו"ח כספי.

גזברית המועצה:

בישיבה שהתקיימה בתחילת יולי, הגיעה לכאן רואת החשבון שלנו והציגה דו"חות כספיים ברצף, כולל את הדו"ח השנתי של דצמבר 2023 שהוא לא היה עדיין מבוקר, הוא היה עדיין בעבודה אצל המבקר ולשמחתנו הרבה, הדו"ח שהגשנו הוא הדו"ח שאושר. אני אזכיר שהדו"ח הסתיים מאוזן עם עודף קטן של כ-50,000 ₪ לאחר שלקחנו הלוואת איזון. בשנת 2023 פרצה המלחמה והיה לנו קושי בביצוע אכיפה, אחוזי הגבייה ירדו לרמה של 94% גבייה. אלו הדברים העיקריים של הדו"ח. חוות הדעת חלקה למעט הסתייגות שמופיעה בכל שנה בנושא הסכום הגבוה בחובות המסופקים. הסכום הולך ויורד כי אנחנו עובדים קשה בוועדת הנחות ומוחקים חובות אבודים.

דו"ח מפורט.

גזברית המועצה:

כשנכנס המבקר הוא מבצע ביקורת גם על הדו"ח הכספי וגם ביקורת על תהליכים במועצה: על המנהל התקין, הוא בודק את כל הוועדות, את המחלקות ואת ההתנהלות שלנו ובכל שנה נבחרים מספר נושאים שמשרד הפנים קובע שעליהם יש מיקוד. פרק א' נותן מידע כללי על הרשות. פרק ב' מפרט את ממצאי הביקורת, את הליקויים שנמצאו. פרק ג' עוקב אחרי תיקון ליקויים שנמצאו בשנים קודמות ופרק ד', מפרט מה היה מיקוד הביקורת.

לגבי פרק ד'- הביקורת התמקדה כמובן בתקציב הרגיל כמו בכל שנה. האם זה תקציב מול ביצוע? איך התקציב אושר? שכר של עובדים בכירים וסטטוטוריים, טיב השירות לתושב ביחידת המוקד בעת שגרה ובעת חירום, הרשאות במערכת הגבייה והשכר, זיכויים ושינויים בחובות ארנונה ויתרות חוב של נבחרים ועובדים.

פרק ב'- זה הפרק שמפרט את הליקויים והפרק הזה ריק. לא נמצאו ליקויים וזה מכובד.

פרק ג'- מעקב אחר תיקון ליקויים- היה ליקוי אחד שהופיע בדו"ח הקודם של שנת 2022. על כך שמבקר הרשות לא הגיש דו"ח ביקורת לשנת 2021 וזה ברור שלא, כי המבקר הגיע בסוף שנת 2021. הליקוי הזה מופיע כתוקן מאחר ומרגע שיניב הגיע אלינו, הוא הוציא בכל שנה דו"חות ביקורת והכל בסדר.

ראש המועצה:

יניב, חבל לי שאתה הולך. אתה איש יקר, ישר, רציני ואחראי. מנסה להתעמק בדברים ולא חושש גם להגיד ביקורת מלאה ולהקשות, גם מולי וגם מול הצוות המקצועי, ברוח טובה. אני מעריך את זה מאוד. אנחנו התברכנו, בהצלחה גדולה.

מ"מ מנכ"ל המועצה:

אנחנו ראינו את יניב כחלק מאיתנו והוא דאג לזה שזה יקרה. הוא היה איתנו בישיבות, בוועדות ואפילו היה איתנו במשמרת אחת או שתיים בחמ"ל ובזה עזרת להיות מבקר יותר טוב. לתת הערות בונות מבפנים. הערות מכוונה שאתה רוצה שנשתפר. היית מקצועי, השרית אוירה טובה ועזרת לנו מאוד וחבל לי שאתה עוזב.

הישיבה ננעלה בשעה 20:30

ג'קי בן יקר מ"מ מנכ"ל המועצה____________ עידו גרינבלום ראש המועצה________________